この記事ではエクセルでの成績管理をVLOOKUPを用いて効率化する方法を解説します。
VLOOKUPのメリットや注意点もあわせて参考にしてください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページではPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

お急ぎの方は、下記から該当箇所へ移動してください。

この記事を読めば、成績管理の単純入力作業を大幅に削減できます。模試の数が増えても大丈夫。

生徒別の成績分析がしやすくなり、よりきめ細かな指導をできるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

1.　VLOOKUPの基礎知識と処理のイメージ

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。

処理の流れをイメージすると下図のようになります。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPの処理のイメージ】
❶ 検索値を所定のセルに入力
❷ 検索値と一致するものを、検索範囲の最左列を上から順に探す
❸ 検索値と一致する値を発見！（近似値の場合もあり）
❹ その行の左から○列目を返す（○は式で指定）
❺ 検索結果として表示

VLOOKUPの数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識をさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

2.　エクセル形式の点数データを自動転記するVLOOKUPの使い方

この章では、エクセル形式の点数データを、VLOOKUPを使って自動転記する方法を解説します。受験番号が特定できれば一発で転記できます。

2-1.　受験番号を手掛かりに点数が自動転記される仕組み

受験番号を手掛かりに点数が自動転記される仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 受験番号を所定の欄に入力する
❷ 各模試の点数データから一致する受験番号を探す
❸ 一致する受験番号を見つけたら対応する点数を特定する
❹ 特定した点数を所定のセルに自動転記する

結果一覧の一番上のセル「D3」の数式は次のとおりです。

(※1) A～F列の最下行まで検索範囲に含まれます。「$」をつけることで数式をコピーしても変化しません。

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。他の生徒の点数の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

2-2.　受験番号を手掛かりに点数を自動転記する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、受験番号を手掛かりに点数データを自動転記する数式の作り方を解説します。
完成形の数式は下記のとおりです。

集計先の一番左上のセル「D2」の数式は下記のとおりです。

(※)転記元の点数データは「X塾模試」というシートにあります。

次に、ステップ順に解説します。

(1) 関連するシートを一つのファイルに集める（可能な限り）

関連するシートはできるだけ一つのファイルに集めましょう。複数のファイルにまたがると、つながりが切れたりして転記ミスが起きやすいからです。
どうしても分かれる場合でも、同じフォルダ内に置くなどして管理しやすいようにしましょう。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 受験番号を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
転記先の受験番号のセルを選択します。
「検索値」の欄に「C3」と表示されたら、Cの手前に「$」を付けてください。
「$C3」となればOKです。

(5) 点数データの範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
点数データの列の番地A～Fをドラッグで範囲指定します。
「範囲」の欄に「X塾模試!A:F」と表示されたら、AとFの手前に「$」を付けてください。
「X塾模試!$A:$F」となればOKです。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおりに、直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

(7) 数式を右へコピーして列番号を整える

「D3」の数式を右へコピーします。
列番号の「2」は変化しないので、科目に応じた列番号に手で書き換えます。

英語	数学	国語	理科	社会
2	3	4	5	6

列番号の書き換えが面倒な方は、COLUMN関数で指定することもできます。
詳しくは下記を参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜6-20.COLUMNで列番号指定

変化する項目/しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピーした際に、変化する項目としない項目があります。項目ごとに確認しながら進めましょう。

(8) 数式を最下行までコピーする

英語～社会までのセルをまとめて最下行までコピーします。
このとき行番号の指定はコピーにあわせて変化するので、手で書き換える必要はありません。

以上ができたら、他の模試の点数データの数式も同様に作成します。

3.　テスト結果一覧から生徒別成績表を自動作成する方法

この章では、エクセルで集計されたテスト結果一覧から、VLOOKUPをつかって生徒別成績表を自動作成する方法を解説します。出席番号を手掛かりに、一人ずつのシートを作成できます。

3-1.　出席番号を手掛かりに生徒別成績表を自動作成する仕組み

出席番号を手掛かりに生徒別成績表を作成する仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動作成の流れ】
❶ 出席番号を所定の欄に入力する
❷ 結果一覧から一致する出席番号を探す
❸ 一致する出席番号を見つけたら対応する点数を特定する
❹ 特定した点数を所定のセルに自動転記する

結果一覧の生徒名を表示させるセル「B2」と、点数の一番左上のセル「E2」の数式は次のとおりです。

(※1) A～T列の最下行まで検索範囲に含まれます。「$」をつけることで数式をコピーしても変化しません。

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。他の生徒の点数の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

3-2.　出席番号を手掛かりに生徒別成績表を自動作成する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、結果一覧から生徒別成績表を自動作成する数式の作り方を解説します。
完成形の数式は下記のとおりです。

(1) 関連するシートを一つのファイルに集める（可能な限り）

関連するシートはできるだけ一つのファイルに集めましょう。複数のファイルにまたがると、つながりが切れたりする転記ミスが起きやすいからです。
どうしても分かれる場合でも、同じフォルダ内に置くなどして管理しやすいようにしましょう。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 出席番号を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
転記先の出席番号のセルを選択します。
「検索値」の欄に「A2」と表示されたら、「$」を付けて「$A$2」としてください。

このシートのすべてのVLOOKUPはこの出席番号を手掛かりに検索するからです。
行と列の両方に「$」をつけることで、シート上のどこに数式をコピーしても常に検索値を出席番号にすることができます。

(5) 点数データの範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
結果一覧の列の番地A～Tをドラッグで範囲指定します。
「範囲」の欄に「結果一覧!A:T」と表示されたら、AとTの手前に「$」を付けてください。
「結果一覧!$A:$T」となればOKです。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおりに、直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

(7) 数式を点数のセル「E2～I4」にコピーする

セル「B2」に生徒名が正しく表示されていることを確認してください。OKなら「B2」の数式をコピーして、点数のセル「E2～I4」すべてに貼り付けます。

(※)貼り付け直後は、すべてのセルに生徒名が表示されますが、現時点ではOKです。

(8) 列番号を手で書き換える

列番号がすべて同じになっているので、科目と模試にあわせて手で書き換えます。
具体的には、下記になります。

【列番号】	英語	数学	国語	理科	社会
X塾模試	4	5	6	7	8
Y塾模試	10	11	12	13	14
Z塾模試	16	17	18	19	20

列番号の書き換えが面倒な方は、COLUMN関数で指定することもできます。
詳しくは下記を参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜6-20.COLUMNで列番号指定

4.　判定表をもとに点数を自動判定する方法

この章では、判定表にそって点数を自動的に判定するVLOOKUPの式を解説します。近似値検索を使いますので、これまでの完全一致検索との違いを理解することが重要です。

4-1.　判定表をもとに点数を自動判定する仕組み

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 判定したい点数が表示される
❷ 判定表から一致する点数を探す
❸ 一致する点数があった場合は、対応する判定結果を特定する
❹ 一致する点数が無かった場合は、検索値を超えない最も近い判定結果を特定する
❺ 特定した判定結果を所定のセルに自動転記する

判定結果の一番上のセル「L2」の数式は次のとおりです。

(※1) A～B列の最下行まで検索範囲に含まれます。「$」をつけることで数式をコピーしても変化しません。

(※2) 「FALSE」にしてしまうと、一致する点数が見つからない場合エラーを返してしまいます。一致する点数が無い場合に近似値を見つけて返すよう、「TRUE」を選びましょう。

検索方法：TRUEとFALSEの違い

≫　解説図のPDFファイル

「TRUE」と「FALSE」の結果の違いを整理しました。使い分ける際の参考にしてください。

≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

4-2.　判定表をもとに点数を自動判定する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、判定表をもとに点数を自動判定する数式の作り方を解説します。
完成形の数式は下記のとおりです。

(※)判定表は「判定表」というシートにあります。

次に、ステップ順に解説します。

(1) 関連するシートを一つのファイルに集める（可能な限り）

関連するシートはできるだけ一つのファイルに集めましょう。複数のファイルにまたがると、つながりが切れたりする転記ミスが起きやすいからです。
どうしても分かれる場合でも、同じフォルダ内に置くなどして管理しやすいようにしましょう。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 受験番号を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
判定したい点数のセルを選択します。
「検索値」の欄に「K2」と表示されたらOKです。

(5) 判定表の範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
判定表の列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。
「範囲」の欄に「判定表!A:B」と表示されたら、AとFの手前に「$」を付けてください。
「判定表!$A:$B」となればOKです。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおりに、直接入力します。

列番号	2
検索方法	TURE

点数判定におけるIFとTRUE検索の数式の比較

≫　解説図のPDFファイル

もしIFを使って同様の判定式を作ると上記のようになります。点数の刻みを増やすと、その分数式も長くなっていきます。
一方、TRUE検索であれば、点数の刻みを増やしたい場合、判定表の行数を増やすだけで対応できます。数式は変更不要です。

（注意）点数の刻みを増やした場合、判定表の点数の列は昇順に並べる必要があります。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　超図解！VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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5.　エクセルの成績管理の作成でVLOOKUPを使うメリット

この章では、エクセルの成績管理の作成でVLOOKUPを使うメリットを解説します。

5-1.　数字の転記をミスなく効率化できる

数式が正しければ、生徒数や点数データの数に関係なく、自動で転記できます。
行数は100万行あっても検索できるので、全国模試などがあっても問題なく抽出できます。
列数も1万超でも検索可能です。たくさんの模試を受けていても一元管理できます。

VLOOKUPの検索可能数については下記の記事で詳しく解説しています。
≫　エクセルの社員名簿作成を自動入力で効率化｜検索＆転記もVLOOKUPで一発処理～6-1.　社員名簿が膨大な人数でも簡単に検索可能

5-2.　元データの変更がすぐに反映される

何らかの事情で元データを変更しても、集計結果に即時に反映されます。平均点や判定結果も同様に更新されます。
手計算であれば電卓を叩き直す必要があるところ、エクセルではそういったことは不要です。

5-3.　独自のテーブルで成績判定できる

判定表を変更すれば、判定結果も連動して変わります。独自の刻み幅で判定結果を出したい場合、独自の判定表を作成して組み込めばOKです。

点数だけでなく偏差値などの数値を判定することもできます。

6.　エクセルの成績管理の作成でVLOOKUPを使う際の注意点

エクセルの成績管理でVLOOKUPを使う際、幾つか注意点があります。

6-1.　点数データに空白がある場合対策が必要

≫　解説図のPDFファイル

点数データに空白がある場合、注意が必要です。VLOOKUPは検索対象のセルが空欄の場合、検索結果に０が表示されるからです。
受験して0点だった場合との見分けがつきません。そのまま集計すると平均点を下げてしまいます。

対策として、IFと組み合わせる方法をご紹介します。

6-2.　点数データや判定表のフォーマットに一定のルールが必要

点数データや判定表などの検索対象となる表のフォーマットには、一定のルールが求められます。
主なルールは次のとおりです。

(※)検索値とは受験番号や出席番号など、検索の際に手掛かりになる値のこと

VLOOKUPの検索範囲の表の作り方について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

6-3.　元データが壊れるとすべての結果に影響する

元データが壊れると、転記先のすべての結果に影響します。ファイルの破損だけでなく、うっかり削除したりしてしまうこともあるので注意が必要です。

関連するデータはできるだけ一つのファイルにまとめましょう。バックアップをとるときも一つのファイルをコピーしておけばいいからです。もし複数のファイルにまたがっていると、片方をコピーしたときに参照先が移動してしまうおそれがあるので注意してください。

まとめ｜VLOOKUPは転記・集計・成績判定で威力を発揮！

エクセルでの成績管理について、VLOOKUPを使えば劇的に効率化できることを解説しました。

あわせてVLOOKUPのメリットや注意点も解説しました。

再確認したい方は、下記から該当箇所を辿ってください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページではPDFファイルもダウンロード可能です。
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VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

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社員名簿を作るとき

■ 自動転記でラクしたい
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社員名簿を検索するとき

■ 膨大な社員数でも簡単に取り出したい
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この記事ではエクセルの社員名簿管理をVLOOKUP関数を用いて効率化する方法を解説します。
VLOOKUPのメリットや注意点もあわせて参考にしてください。

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そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

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1.　VLOOKUPの基礎知識と処理のイメージ

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。

処理の流れをイメージすると下図のようになります。

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【VLOOKUPの処理のイメージ】
❶ 検索値を所定のセルに入力
❷ 検索値と一致するものを、検索範囲の最左列を上から順に探す
❸ 検索値と一致する値を発見！
❹ その行の左から○列目を返す（○は式で指定）
❺ 検索結果として表示

VLOOKUPの数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識をさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

2.　エクセルの社員名簿をラクに作れるVLOOKUPの使い方

この章では、エクセルの社員名簿を作る際に、VLOOKUPの自動転記を使ってラクにする方法を解説します。お急ぎの方は下記チャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

2-1.　部門名が自動転記される仕組み

部門コードを手掛かりに部門名が自動転記される仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 部門コードを所定の欄に入力する
❷ 部門マスタから同じ部門コードを探す
❸ 一致する部門コードを見つけたら対応する部門名を特定する
❹ 特定した部門名を所定のセルに自動転記する

部門名の一番上のセル「H2」の数式は次のとおりです。

(※1) A～B列の最下行まで検索範囲に含まれます。
指定方法には、長方形で囲む方法もあります。
≫　範囲指定の方法について詳しく知りたい方はこちら

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。部門名の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

2-2.　基本的な数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、社員名簿に部門名が自動転記される数式の作り方を解説します。

社員名簿の部門名の一番上のセル「H2」に作成する数式は、次のとおりです。

部門マスタと社員名簿が同じシートにあるシンプルなパターンです。
別シートや別ファイルにする場合はこちら　≫　2-4.

(1) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(2) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(3) 部門コードを入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
参照先の部門コードのセルを選択します。
このとき「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(4) 部門マスタを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
部門マスタの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。
このとき「範囲」の欄に「A:B」が入力されたことを確認してください。

(5) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

以上です。

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

2-3.　自動転記する項目を追加する方法

≫　解説図のPDFファイル

自動転記する項目を新たに追加する方法を解説します。具体的には、部門マスタに「拠点」を追加し、社員名簿へも自動転記できるようにします。

ここで作成する数式は、次のとおりです。

(1) 検索値に「$」を付けて部門コードの指定を固定する

数式の1つ目の項目のうち、列にだけ「$」を付けて「$G2」にします。数式を右にコピーしても部門コードのあるG列を引き続き指定できるようにするためです。

もし「$」がないと、隣にコピーしたときに「G2」→「H2」と変化してしまいます。これでは部門コードのあるセルを正しく指定できません。
一方、行番号の「2」には「$」を付けません。下にコピーしたときに「G3」「G4」・・・と変化していって欲しいからです。

変化する項目/しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピーした際に、変化する項目としない項目があります。項目ごとに確認しながら進めましょう。

(2) 部門マスタの範囲指定を拡張し「$」を付ける

部門マスタの項目を増やしたので、範囲指定を「A:B」から「A:C」へと拡張します。

さらに「$」を付けて「$A:$C」にします。数式をコピーしても引き続きＡ～C列を指定できるようにするためです。

(3) 数式をコピーした後、列番号の指定を「拠点」のある列に変更する

部門名のセル「H2」にある数式を、隣の拠点のセル「I2」へコピーします。この操作では数式は変化しません。「検索値」と「検索範囲」の列に「$」を付けたからです。

(4) 数式を最下行までコピーする

メンテした2つの数式を最下行までコピーします。このとき、検索値の「$G2」の数字部分だけが、「$G3」 「$G4」・・・「$G6」へと変化していることを確認しましょう。

以上が、部門マスタに新たに「拠点」を追加する方法です。

2-4.　別ファイルから自動転記する方法

≫　解説図のPDFファイル

別ファイルにある部門マスタからも自動転記できます。数式は次のとおりです。別ファイルを開いているか閉じているかで、見え方が異なるので注意してください。

（※）部門マスタのファイルのプロパティ
ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 管理フォルダ
ファイル名 ： 部門管理.xlsx
シート名　 ： 部門マスタ

記述方法について詳しくはこちら　≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

数式の作り方は下記のようになります。基本的な部分は、部門マスタが同じシートにある場合と変わりません。ファイルの取り扱い部分だけが異なります。

≫　解説図のPDFファイル

(1) 部門マスタのあるファイルを先に開く

部門マスタのあるファイルをあらかじめ開いておきましょう。
次にある関数作成用ツールを開いてしまうと、他のエクセルファイルを開く操作ができなくなるからです。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

社員名簿内の数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 部門コードの入力場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
部門コードの入力場所となるセルを選択します。
このときダイアログの「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(5) 部門マスタを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
部門マスタのエクセルファイルの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。

このとき「範囲」の欄に「[部門管理.xlsx]部門マスタ!A:B」が入力されたことを確認してください。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

以上です。

参照ファイルの記述ルールと注意点

数式に別シートや別ファイルを組み込む場合、次のように記述します。

数式を作成している間は部門マスタを開いているので、ドライブ名やフォルダ名は出ていません。部門マスタだけ先に閉じると出てきて、開くと再び消えてしまいます。

ドライブ名やフォルダ名は数式を作る際には入力しないため、ファイルを閉じたときに突然出てくると戸惑うかもしれません。見た目が違いますが、両者は同じ数式です。

2-5.　部門マスタの件数を増やす方法

部門マスタの件数を追加したい場合は、部門マスタに行を追加するだけでOKです。行間に挿入してもいいですし、末尾に追加しても構いません。

部門マスタの範囲指定を「A:B」のように列全体で指定しているので、行が増えても数式は変更ありません。

検索範囲の指定方法の違いについて、詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　超図解！VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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3.　エクセルの社員名簿の作成でVLOOKUPを使うメリット

この章では、エクセルの社員名簿の作成にVLOOKUPを使うメリットを解説します。

3-1.　同じ文字の繰り返し入力を減らせる

VLOOKUPを使えば、同じ文字を繰り返し入力するのを減らせます。同じ部門名や拠点が何度出てきても、部門コードを入力するだけで部門マスタから自動転記できます。

3-2.　文字の表記を統一できる（表記揺れを防げる）

リストから転記するので、文字の表記を統一できます。いわゆる「表記揺れ」を防げるわけです。

参考に表記揺れの具体例を紹介します。

3-3.　一括変更に漏れなく対応できる（組織変更など）

組織変更で部門名が変更になっても、漏れなく簡単に対応できます。
手作業の場合、該当データをすべて手で変更する必要があります。VLOOKUPを使っていれば、部門マスタをメンテするだけで、社員名簿の部門名を漏れなく一括更新できます。

変更前の古い名称が混在するといった事態を防げるわけです。

3-4.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは検索範囲としてネットワーク上の共有ファイルを指定することができます。
組織変更の際に総務部が部門マスタを更新すれば、リアルタイムに情報共有できます。

3-5.　作業の分担・効率化が図れる

社員名簿と部門マスタを分けることで、それぞれ別の人が同時にメンテできます。業務分担により効率化が図れるわけです。
ファイルが一つだと誰かが開いているときに「読み取り専用」になってしまい、編集できません。しかし別々のファイルであればその心配はありません。ネットワークでつながれていれば、拠点が離れていても分担可能です。

4.　エクセルの社員名簿の作成でVLOOKUPを使う際の注意点

社員名簿の作成でVLOOKUPを使う際、幾つか注意点があります。

4-1.　部門マスタのフォーマットに一定のルールが必要

部門マスタのフォーマットには、一定のルールが求められます。

特に部門コードは重複しないようにしましょう。なぜならVLOOKUPは同じコードが2つ以上あっても、一番上のデータしか返さないからです。

重複がないかを一括チェックする方法を知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

VLOOKUPの検索範囲の表の作り方について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

4-2.　部門マスタに間違いがあると被害が大きくなる

部門マスタに間違いがあると、そのデータが転記されるすべてのファイルに間違いが伝播します。自動転記されるので間違いが何倍にも膨れ上がってしまうわけです。
また部門マスタが完成すると、以後は自動転記に頼ってしまい、細かな注意を払わなくなります。いっそう間違いに気付きにくくなります。

4-3.　部門マスタが壊れたら社員名簿も壊れる

部門マスタが壊れたら、社員名簿も同時に壊れます。リアルタイムな機能がかえってあだとなるわけです。
原因として、部門マスタの一部あるいは全部を削除してしまったり、ファイルを別の場所に移動させてしまったり、などがあげられます。

入力済みのデータを固定させたい場合は、セルをコピー＆「値貼り付け」して、数式を値に変えてしまいましょう。
ただし部門マスタとの連携はなくなり、更新情報が反映されなくなります。今後変更がないデータにだけ適用しましょう。

5.　エクセルの社員名簿からVLOOKUPを使ってデータを取り出す方法

この章では、エクセルで作成した社員名簿から、VLOOKUPを使って必要なデータを取り出す方法を解説します。

お急ぎの方は下記のチャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

5-1.　社員名簿から社員番号を手掛かりにデータを取り出す仕組み

≫　解説図のPDFファイル

上の図は、社員名簿から社員番号を手掛かりに検索し、連絡先を取り出す仕組みです。

連絡先を表示させるセル（I2）の数式は、次のとおりです。

(※1)「$」をつけずに「A:D」とすることもできます。ただし、数式を移動/コピーすると同時にずれてしまいます。ミスを防ぐためにも「$」をつけておきましょう。
≫　「$」について詳しく知りたい方はこちら

また、「$A$1:$D$4」のようにセル番地での範囲指定もできます。ただし、社員名簿の行数を増やすと、数式もあわせて変更する必要があります。
その点「$A:$D」のように列で指定しておけば、A～D列の最下行まで指定範囲に含まれるので、範囲の変更は不要になります。
≫　範囲指定の仕方について詳しく知りたい方はこちら

(※2) 「FALSE」か「TRUE」かの二択になりますが、ここでは必ず「FALSE」を選びましょう。

5-2.　社員名簿と数式が同じシートにある場合の数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

上図は、VLOOKUPの使い方の手順です。数式と社員名簿が同じシート内にある場合を想定しています。

あらかじめ社員番号の入力欄にコードを入れておけば、数式をつくりながらチェックができて便利です。

数式の作り方をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-2.基本的な数式の作り方

5-3.　社員名簿と数式が別ファイルにある場合の数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

上図は、社員名簿が別ファイルにある場合の数式の作り方です。ステップ順に確認したい方はこちらを参照してください。
≫　2-4.別ファイルから自動転記する方法

例えば下記の場所にある社員名簿を参照する数式は下記になります。

ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 社員管理フォルダ
ファイル名 ： 社員名簿ファイル.xlsx
シート名　 ： 社員名簿

別ファイルにある社員名簿を検索する場合の記述ルールについて詳しくはこちら
≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

5-4.　VLOOKUPのカスタマイズの仕方

次に、カスタマイズの仕方を解説します。

≫　解説図のPDFファイル

上図は、検索する項目に変更を加えたときの数式の違いを解説したものです。必要に応じて自分なりにアレンジすることで、より理解が深まりイメージがわきやすくなります。

社員名簿に新たに「メールアドレス」を追加する方法

社員名簿に新たに「メールアドレス」を追加する方法を解説します。

【変更手順】
❶ 社員名簿の右側にメールアドレスの列（E列）を追加する
❷ 数式の検索範囲の指定を拡張する（$A:$D→$A:$E）
❸ 返す列の番号を変更する（4→5）

変更後の数式は次のとおりです。

項目の追加をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-3.自動転記する項目を追加する方法

社員名簿の人数を増やす方法

社員名簿の人数を増やす場合は、社員名簿に行を追加するだけです。間に挿入しても、末尾に追加しても構いません。

その際、一番左の列に入力する社員番号は、既存の社員番号と重複してはいけません。その他の項目も表のフォーマットに合わせて入力します。

なお、社員名簿の範囲指定については、列全体を指定しているので、行が増えても数式は変更ありません。

検索範囲の指定方法の違いについて、詳しく知りたい方は下記を参照ください。
VLOOKUPの教科書｜検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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6.　エクセルの社員名簿の検索でVLOOKUPを使うメリット

エクセルの社員名簿の検索でVLOOKUPを使うメリットは、次のとおりです。

6-1.　社員名簿が膨大な人数でも簡単に検索可能

≫　解説図のPDFファイル

社員名簿に膨大な人数があっても、同じ式で簡単に検索できます。Max100万点まで可能です。

横方向は16000列

ちなみに横方向へはどのぐらいまで検索できるかというと、列の数は約16000まで可能です。

≫　解説図のPDFファイル

なお、列番号のアルファベットの増え方は下記のようになります。

A　B　C・・・X　Y　Z　AA　AB　AC・・・ZX　ZY　ZZ　AAA　AAB　AAC・・・XFB　XFC　XFD

6-2.　社員名簿を更新したら検索結果もリアルタイムに反映される

社員名簿を更新すると、検索結果もリアルタイムに反映されます。

社員の苗字が変更になったり部署が異動したりしても、社員名簿をメンテすればすぐに反映されます。手入力にありがちな「変更が漏れてて古い情報で印刷してしまった」といったミスを減らすことができるのです。

6-3.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは、社内ネットワーク上の共有ファイルを検索できます。

サーバーにある社員名簿を、各部署で共有できるわけです。

7.　エクセルの社員名簿の検索でVLOOKUPを使う際の注意点

社員名簿の検索でVLOOKUPを使う際、幾つかの注意点があります。

7-1.　必要なデータが社員番号より左側にあると返せない

社員名簿において、検索値である社員番号より左側にあるデータは返せません。社員番号は社員名簿の一番左の列に位置する必要があります。

社員名簿の作成について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

7-2.　検索結果は同時に２つ以上返せない

社員名簿の中に同じ社員番号があっても、１つしか返せません。一番上にあるものを処理したら、下に同じ社員番号があっても無視されます。
社員番号は重複しないようにしましょう。

社員番号に重複がないかチェックする方法はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

7-3.　社員番号が横方向に並ぶ表は検索できない

社員名簿のフォーマットにおいて、社員番号が横方向に並んでいる表は検索できません。必ず、社員番号は縦に並んでいる必要があります。

まとめ｜VLOOKUPで入力作業や検索を大幅に省力化できる

このように、社員名簿の管理運用にVLOOKUPを使えば劇的に効率化できます。膨大な人数であっても、一発で必要なデータを取り出すことができます。

社員名簿を作るとき

■ 自動転記で入力作業が効率化
■ 入力ミスや表記揺れを減らせる
■ 変更点があれば一括更新できる

社員名簿を検索するとき

■ 膨大な人数でも簡単に取り出せる
■ 変更点はリアルタイムに更新できる
■ 名簿をサーバーにおいて情報共有できる

あわせてVLOOKUPのメリットや注意点も解説しました。

再確認したい方は、下記から該当箇所を辿ってください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

VLOOKUPで社員名簿作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有して有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れるようになることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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商品マスタを作るとき

■ 自動転記でラクしたい
■ 入力ミスや表記揺れを無くしたい
■ 変更点を一括更新したい

商品を検索するとき

■ 膨大な点数でも簡単に取り出したい
■ 変更点をリアルタイムに更新したい
■ 商品マスタをサーバーにおいて共有したい

この記事ではエクセルの商品マスタの管理をVLOOKUP関数も用いて効率化する方法を解説します。
VLOOKUPのメリットや注意点もあわせて参考にしてください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

この記事を読めば、商品マスタ作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有し有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

1.　VLOOKUPの基礎知識と処理のイメージ

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。

処理の流れをイメージすると下図のようになります。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPの処理のイメージ】
❶ 検索値を所定のセルに入力
❷ 検索値と一致するものを、検索範囲の最左列を上から順に探す
❸ 検索値と一致する値を発見！
❹ その行の左から○列目を返す（○は式で指定）
❺ 検索結果として表示

VLOOKUPの数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識についてさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

2.　エクセルの商品マスタをラクに作れるVLOOKUPの使い方

この章では、エクセルの商品マスタを作る際に、VLOOKUPの自動転記を使ってラクにする方法を解説します。お急ぎの方は下記チャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

2-1.　仕入先名が自動転記される仕組み

仕入先コードを手掛かりに仕入先名が自動転記される仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 仕入先コードを所定の欄に入力する
❷ 仕入先リストから一致する仕入先コードを探す
❸ 見つけたコードに対応する仕入先名を特定する
❹ 特定した仕入先名を所定のセルに自動転記する

仕入先名の一番上のセル「H2」の数式は次のとおりです。

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。仕入先の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

2-2.　基本的な数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、商品マスタに仕入先名が自動転記される数式の作り方を解説します。

商品マスタの仕入先名の一番上のセル「H2」に作成する数式は、次のとおりです。

仕入先リストと商品マスタが同じシートにあるシンプルなパターンです。
別シートや別ファイルにする場合はこちら　≫　2-4.

(1) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(2) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(3) 仕入先コードを入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
参照先の仕入先コードのセルを選択します。
このとき「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(4) 仕入先リストを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
仕入先リストの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。
このとき「範囲」の欄に「A:B」が入力されたことを確認してください。

(5) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

以上です。

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

2-3.　自動転記する項目を追加する方法

≫　解説図のPDFファイル

自動転記する項目を新たに追加する方法を解説します。具体的には、仕入先リストに「担当者名」を追加し、商品マスタへも自動転記できるようにします。

ここで作成する数式は、次のとおりです。

(1) 検索値に「$」を付けて仕入先コードの指定を固定する

数式の1つ目の項目のうち、列にだけ「$」を付けて「$G2」にします。数式をコピーしても、引き続き仕入先コードのあるG列を指定できるようにするためです。

もし「$」がないと、隣にコピーしたときに「G2」→「H2」と変化してしまいます。これでは仕入先コードのあるセルを正しく指定できません。
一方、行番号の「2」には「$」を付けません。下にコピーしたときに「G3」「G4」・・・と変化していってほしいからです。

変化する項目/しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピーした際に、変化する項目としない項目があります。項目ごとに確認しながら進めましょう。

(2) 仕入先リストの範囲指定を拡張し「$」を付ける

仕入先リストの項目を増やしたので、範囲指定を「A:B」から「A:C」へと拡張します。

さらに「$」を付けて「$A:$C」とします。数式をコピーしても引き続きＡ～C列を指定できるようにするためです。

(3) 数式をコピーした後、列番号の指定を「担当者名」のある列に変更する

仕入先名のセル「H2」にある数式を、隣の担当者名のセル「I2」へコピーします。この操作では数式は変化しません。「検索値」と「検索範囲」の列に「$」を付けたからです。

(4) 数式を最下行までコピーする

メンテした2つの数式を最下行までコピーします。このとき、検索値の「$G2」の数字部分だけが、「$G3」 「$G4」・・・「$G6」へと変化していることを確認しましょう。

以上が、仕入先に新たに仕入先「担当者名」を追加する方法です。

2-4.　別ファイルから自動転記する方法

≫　解説図のPDFファイル

別ファイルにある仕入先リストからも自動転記できます。数式は次のとおりです。別ファイルを開いているか閉じているかで、見え方が異なるので注意してください。

（※）仕入先リストのファイルのプロパティ
ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 購買部
ファイル名 ： 仕入先管理.xlsx
シート名　 ： 仕入先リスト

記述方法について詳しくはこちら　≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

数式の作り方は下記のようになります。基本的な部分は、仕入先リストが同じシートにある場合と変わりません。ファイルの取り扱い部分だけが異なります。

≫　解説図のPDFファイルはこちら

(1) 仕入先リストのファイルを先に開く

仕入先リストのファイルをあらかじめ開いておきましょう。
次にある関数作成用ツールを開いてしまうと、他のエクセルファイルを開く操作ができなくなるからです。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

商品マスタ内の数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 仕入先コードの入力場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
仕入先コードの入力場所となるセルを選択します。
このとき「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(5) 仕入先リストを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
仕入先リストの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。

このとき「範囲」の欄に「[仕入先管理.xlsx]仕入先リスト!A:B」が入力されたことを確認してください。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

以上です。

参照ファイルの記述ルールと注意点

数式に別シートや別ファイルを組み込む場合、次のように記述します。

数式を作成している間は仕入先リストを開いているので、ドライブ名やフォルダ名は出ていません。仕入先リストだけ先に閉じると出てきて、開くと再び消えてしまいます。

 

ドライブ名やフォルダ名は数式を作る際には入力しないため、ファイルを閉じたときに突然出てくると戸惑うかもしれません。見た目が違いますが、両者は同じ数式です。

2-5.　仕入先の件数を増やす方法

仕入先の件数を追加したい場合は、仕入先リストに行を追加するだけでOKです。行間に挿入してもいいですし、末尾に追加しても構いません。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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3.　エクセルの商品マスタの作成でVLOOKUPを使うメリット

この章では、エクセルの商品マスタの作成にVLOOKUPを使うメリットを解説します。

3-1.　同じ文字の繰り返し入力を減らせる

VLOOKUPを使えば、同じ文字を繰り返し入力するのを減らせます。仕入先名や担当者名などが何度出てきても、仕入先コードを入力するだけで仕入先リストから自動転記できます。

3-2.　文字の表記を統一できる（表記揺れを防げる）

リストから転記するので、文字の表記を統一できます。いわゆる「表記揺れ」を防げるわけです。

参考に表記揺れの具体例を紹介します。

3-3.　一括変更に漏れなく対応できる（社名変更など）

仕入先情報の変更にも、漏れなく簡単に対応できます。
手作業の場合、該当データをすべて手で変更する必要があります。VLOOKUPを使っていれば、仕入先リストを変更するだけで、商品マスタの仕入先名を漏れなく一括更新できます。担当者の交代なども同様です。

変更前の古い社名や新旧の担当者名が混在するといった事態を防ぐことができます。

3-4.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは検索範囲として社内ネットワーク上の共有ファイルを指定することができます。
例えば購買部門が新規の仕入先情報を入手していち早く仕入先リストに入力すれば、リアルタイムに社内で情報共有できます。

3-5.　作業の分担・効率化が図れる

商品マスタと仕入先リストを分けることで、それぞれ別の人が同時にメンテできます。業務分担による効率化が図れるわけです。
ファイルが一つだと誰かが開いているときに「読み取り専用」になってしまい、編集できません。しかし別々のファイルであればその心配はありません。ネットーワークでつながれていれば、拠点が離れていても分担可能です。

4.　エクセルの商品マスタの作成でVLOOKUPを使う際の注意点

商品マスタの作成でVLOOKUPを使う際、幾つか注意点があります。

4-1.　仕入先リストのフォーマットに一定のルールが必要

仕入先リストのフォーマットには、一定のルールが求められます。

特に仕入先コードは重複しないようにしましょう。なぜならVLOOKUPは同じコードが2つ以上あっても、一番上のデータしか返さないからです。

重複がないかを一括チェックする方法を知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

VLOOKUPの検索範囲の表の作り方について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

4-2.　仕入先リストに間違いがあると被害が大きくなる

仕入先リストに間違いがあると、そのデータが転記されるすべてのファイルに間違いが伝播します。自動転記されるので間違いが何倍にも膨れ上がってしまうわけです。
また仕入先リストが完成すると、以後は自動転記に頼ってしまい、細かな注意を払わなくなります。さらに間違いに気付きにくくなります。

4-3.　仕入先リストが壊れたら商品マスタも壊れる

仕入先リストが壊れたら、商品マスタも同時に壊れます。リアルタイムな機能がかえってあだとなるわけです。
原因として、仕入先リストの一部あるいは全部を削除してしまったり、ファイルを別の場所に移動させてしまったり、などがあげられます。

入力済みのデータを固定させたい場合は、セルをコピー＆「値貼り付け」して、数式を値に変えてしまいましょう。
ただし仕入先リストとの連携はなくなり、仕入先リストの更新情報が反映されなくなります。今後変更がないデータだけに適用しましょう。

5.　エクセルの商品マスタからVLOOKUPを使ってデータを取り出す方法

この章では、エクセルで作成した商品マスタから、VLOOKUPを使って必要な情報を取り出す方法を解説します。

お急ぎの方は下記のチャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

5-1.　商品マスタから商品コードを手掛かりにデータを取り出す仕組み

≫　解説図のPDFファイル

上の図は、商品マスタから商品コードを手掛かりに検索し、「単価」を取り出す仕組みです。

単価を表示させるセル（H2）の数式は、次のとおりです。

(※1)「$」をつけずに「A:D」とすることもできます。ただし、数式を移動/コピーすると同時にずれてしまいます。ミスを防ぐためにも「$」をつけておきましょう。
≫　「$」について詳しく知りたい方はこちら

また、「$A$1:$D$4」のようにセル番地での範囲指定もできます。ただし、商品マスタの行数を増やすと、数式もあわせて変更する必要があります。
その点「$A:$D」のように列で指定しておけば、A～D列の最下行まで指定範囲に含まれるので、範囲の変更は不要になります。
≫　範囲指定の仕方について詳しく知りたい方はこちら

(※2) 「FALSE」か「TRUE」かの二択になりますが、ここでは必ず「FALSE」を選びましょう。

5-2.　VLOOKUPの使い方1：商品マスタが同じシートにある場合

≫　解説図のPDFファイル

上図は、VLOOKUPの使い方の手順です。数式と商品マスタが同じシート内にある場合を想定しています。

あらかじめ商品コードの入力欄にコードを入れておけば、数式をつくりながらチェックができて便利です。

数式の作り方をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-2.基本的な数式の作り方

5-3.　VLOOKUPの使い方2：商品マスタが別ファイルにある場合

≫　解説図のPDFファイル

上図は、商品マスタが別ファイルにある場合の数式の作り方です。ステップ順に確認したい方はこちらを参照してください。
≫　2-4.別ファイルから自動転記する方法

例えば下記の場所にある商品マスタを参照する場合の数式は下記になります。

ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 購買部
ファイル名 ： 商品管理.xlsx
シート名　 ： 商品マスタ

別ファイルにある商品マスタを検索する場合の記述ルールについて詳しくはこちら
≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

5-4.　VLOOKUPのカスタマイズの仕方

次に、カスタマイズの仕方を解説します。

≫　解説図のPDFファイル

上図は、各項目に変更を加えたときの結果を整理したものです。必要に応じて自分なりにアレンジすることで、より理解が深まりイメージがわきやすくなります。

商品マスタに新たに「仕入先」の項目を追加する方法

商品マスタに新たに「仕入先」を追加する方法を解説します。

【変更手順】
❶ 商品マスタの右側に「仕入先」の列（E列）を追加する
❷ 数式の検索範囲の指定を拡張する（$A:$D→$A:$E）
❸ 返す列の番号を変更する（4→5）

変更後の数式は次のとおりです。

項目の追加をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-3.自動転記する項目を追加する方法

商品マスタの商品点数を増やす方法

商品マスタの商品点数を増やす場合は、商品マスタに行を追加するだけです。間に挿入しても、末尾に追加しても構いません。

その際、一番左の列に入力する商品コードは、既存の商品コードと重複してはいけません。その他の項目も表のフォーマットに合わせて入力します。

なお、商品マスタの範囲指定については、列全体を指定しているので、行が増えても数式は変更ありません。

検索範囲の指定方法の違いについて、詳しく知りたい方は下記を参照ください。
VLOOKUPの教科書｜検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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6.　エクセルの商品マスタの検索でVLOOKUPを使うメリット

エクセルの商品マスタの検索でVLOOKUPを使うと、次のメリットがあります。

6-1.　商品マスタに膨大な商品点数があっても簡単に検索可能

≫　解説図のPDFファイル

商品マスタに膨大な商品点数があっても、同じ式で簡単に検索できます。Max100万点まで可能です。

販売終了になった商品でも商品マスタに残しておけば、いつでも取り出すことが可能です。もし、クレーム対応で過去の商品を至急調べなければならないときでも、商品コードがわかれば即時に探し出せます。

横方向は16000列

ちなみに横方向へはどのぐらいまで検索できるかというと、列の数は約16000まで可能です。

≫　解説図のPDFファイル

なお、列番号のアルファベットの増え方は下記のようになります。

A　B　C・・・X　Y　Z　AA　AB　AC・・・ZX　ZY　ZZ　AAA　AAB　AAC・・・XFB　XFC　XFD

6-2.　商品マスタを更新したら検索結果もリアルタイムに反映される

商品マスタを更新すると、検索結果もリアルタイムに反映されます。

商品名を訂正したり単価を変更したりしても、商品マスタをメンテすればすぐに反映されます。手入力にありがちな「変更が漏れてて古い単価で印刷してしまった」といったミスを減らすことができるのです。

6-3.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは、社内ネットワーク上の共有ファイルを検索できます。

例えば、購買部門がサーバーにある商品マスタを最新の状態にしてくれたら、営業マンは常に最新情報をもとに見積作成できるわけです。

7.　エクセルの商品マスタの検索でVLOOKUPを使う際の注意点

商品マスタの検索でVLOOKUPを使う際、幾つかの注意点があります。

7-1.　必要なデータが商品コードより左側にあると返せない

商品マスタにおいて、検索値である商品コードより左側にあるデータは返せません。商品コードは、商品マスタの一番左の列にする必要があります。

商品マスタの作成について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

7-2.　検索結果は同時に２つ以上返せない

商品マスタの中に同じ商品コードがあっても、１つしか返せません。一番上にあるものを処理したら、下に同じ商品コードがあっても無視されます。
商品コードは重複しないようにしましょう。

商品コードに重複がないかチェックする方法はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

7-3.　商品コードが横方向に並ぶ表は検索できない

商品マスタのフォーマットにおいて、商品コードが横方向に並んでいる表は検索できません。必ず、商品コードは縦に並んでいる必要があります。

まとめ｜VLOOKUPで入力作業や検索を大幅に省力化できる

このように、商品マスタの管理運用にVLOOKUPを使えば劇的に効率化できます。膨大な商品点数があっても、一発で必要なデータを取り出すことができます。

商品マスタを作るとき

■ 自動転記で入力作業が効率化
■ 入力ミスや表記揺れを減らせる
■ 変更点があれば一括更新できる

商品を検索するとき

■ 膨大な点数でも簡単に取り出せる
■ 変更点はリアルタイムに更新できる
■ マスタをサーバーにおいて情報共有できる

あわせてVLOOKUPのメリットや注意点も解説しました。

再確認したい方は、下記から該当箇所へ移動してください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

この記事を読めば、商品マスタ作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有して有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れるようになることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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• VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい
• すぐ使える応用技を知りたい
•  エラーを解決したい

VLOOKUPは、膨大なデータから簡単に必要な情報を取り出せる関数です。オフィスや学校など、様々なシーンで活躍しています。

エクセルの中でも、VLOOKUPは仕事の効率化・時短につながる最も強力な関数といえるでしょう。その反面、注意点が多く、失敗しやすい関数でもあります。

そこで、この記事では次のことを解説します。

たくさんの図解でわかりやすく解説していますので、初心者の方も具体的なイメージがわき、スムーズに理解できます。

他では見ない便利技・応用技も多数紹介していますので、習熟されている方も、新しい発見が得られることでしょう。

幅広く網羅的に解説していますので、この記事を通してVLOOKUPをぜひマスターしてください。

エクセルに関するお困りごとの、解決の一助になれば幸いです。

1.　VLOOKUP（ブイルックアップ）とは

最低限の理解のために、基本用語として「検索値」と「検索範囲」の２つをおさえておきましょう。

つまりVLOOKUPは、「検索値」を手掛かりに、「検索範囲」の一番左の列を縦に探していき、一致するものを見つけたら、それに紐づくデータを返してくれるわけです。

VLOOKUPは、次のことを得意としています。

一方、次のような苦手な一面もあります。

これ以外にも不得意な部分はありますが、他の関数と組み合わせることで解決できます。
詳しくは、「6.　ＶＬＯＯＫＵＰをもっと使いこなしたい！｜便利技・応用技２０選」を参照ください。

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

では、次章より詳しく解説していきます。

2.　VLOOKUPで何ができるの？｜具体例５選

この章では、VLOOKUPで何ができるかをイメージしてもらえるよう、具体例を５つご紹介します。あなたがVLOOKUPでやりたいことがあれば、ぜひ参考にしてください。

いずれもオフィスや学校にて、VLOOKUPがすぐに活躍できるシチュエーションです。

2-1.　商品一覧表から単価を返す

VLOOKUPは、多数の商品を管理する表において、特定の商品情報を調べるのに便利です。

例えば上の図では、商品一覧表から、商品コードを手掛かりに該当する商品を見つけ出し、それに紐づく単価を返しています。

手掛かりとなるのは商品コードの「1005」です。商品一覧表からその商品を見つけたら、その4列目にある単価「1,500」を返しています。

商品コードさえ特定できれば、たとえ何万点の商品があっても、欲しいデータを簡単に取り出すことができます。

エクセルで商品マスタを作成する方法はこちら
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2-2.　取引先一覧表から担当者と企業ＵＲＬを返す

VLOOKUPは、取引先を管理する表において、特定の取引先に関する様々情報を調べるのに便利です。

例えば上の図では、取引先一覧表から、取引先コードを手掛かりに該当する取引先を見つけ出し、それに紐づく担当者と企業URLを返しています。

手掛かりとなるのは取引先コードの「1003」です。取引先一覧表からその取引先を見つけたら、その3列目にある担当者「D氏」と、4列目の企業URL「https://D-sample.com/」を返しています。

取引先コードさえ特定できれば、企業名が複雑だったり(株)が前でも後ろでも関係なく、簡単に欲しいデータを取り出すことができます。

2-3.　生徒名簿・点数表から名前と点数を返す

VLOOKUPは、学校や塾などで、個々の生徒に関する様々情報を管理するのに便利です。

例えば上の図では、生徒名簿・点数表から、出席番号を手掛かりに該当する生徒を見つけ出し、生徒名と各科目の点数を返しています。

出席番号「6」を頼りに、生徒名簿・点数表からその生徒を探し出し、生徒名「F君」と国語、算数、理科、社会の点数「65、10、90、80」点を返しています。

出席番号がはっきりすれば、名前の漢字が読みにくかったり、テストの科目がたくさんあったりしても、間違えることなく点数を確認できます。

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2-4.　社員名簿から連絡先とアドレスを返す

VLOOKUPは、職場で連絡網を作りたいときにも便利です。

例えば上の図では、社員名簿から、社員コードを手掛かりに該当する社員見つけ出し、それに紐づく連絡先とメールアドレスを返しています。

社員コード「2005」を頼りに、社員名簿からその社員を探し出し、その社員の連絡先電話番号「080-1234-0005」とメールアドレス「e@sample.ne.jp」を返しています。

メールアドレスなどは転記ミスが起きやすいところですが、VLOOKUPであれば確実に必要な情報を取り出すことができます。

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2-5.　テストの点数に応じた判定結果を返す

VLOOKUPは、近似値検索もできるので、一定の範囲ごとにランク付けするのも簡単です。

例えば上の図では、テストの点数に応じて、判定基準表に照らし合わせた判定結果を返しています。

「78」点を判定基準表に照らし合わせ、「78」点を超えない最も近い値である「70」点を探し出し、その判定結果である「良」を返しています。

このようにVLOOKUPは、検索値が完全一致する場合だけでなく、近似値を見つけてそれに紐づくデータを返すこともできます。

もしこれを、IFを使って同じ処理をしようとすると、とても長い式になります。
詳しくは「TRUE検索が有効なケース：IFと比較すれば便利さ実感」を参照ください。

点数の自動判定について詳しくはこちら
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3.　VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

この章では、VLOOKUPの各項目を解説します。数式は、次の4つの項目で構成されます。

各項目を正しく理解することが、VLOOKUPのマスターへの第一歩です。では、各項目を一つずつ解説します。

3-1. =VLOOKUP(●,■:■,▲,◆) ●：検索値がある場所を指定

１つ目の項目では、検索値がある場所を指定します。例えば、商品コードや出席番号などを入力する場所です。

具体的には、「A1」などのセルの番地（アドレス）を指定します。数式で指定することもできます。

指定する場所は、必ずしも同じシートでなくても構いません。別シートや別ファイル（別ブック）、あるいは社内ネットワーク上の共有ファイルにあるセルも指定可能です。

3-2. =VLOOKUP(●,■:■,▲,◆) ■:■：検索範囲を指定

2つ目の項目では、検索したいデータがある検索範囲の場所を指定します。
例えば、商品一覧表や生徒名簿などがある場所です。

検索範囲の場所は同じシートでなくても構いません。別シートや別ファイル（別ブック）、あるいは社内ネットワーク上の共有ファイルにある表も指定可能です。

別シートや別ファイルを指定する場合は記号に注意

別シートや別ファイルを指定する場合、下記の記号を用いて表現します。これらは非常に見づらく、見落としやすいので注意しましょう。

別シートを指定する場合は、シート名の後に「！」を付けます。

別ファイルにあるシートを指定する場合は、ファイル名を「 [ ] 」で囲みます。

社内ネットワーク上の別ファイルのシートを指定する場合は、フォルダやドライブ名を「’」で囲みます。

検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

検索範囲の指定方法には、セルを指定する方法と、列を指定する方法があります。

セルで指定する場合は、「A3:D6」のように左上の番地(アドレス)と右下の番地(アドレス)を「：」（コロン）で挟みます。
「A3」と「D6」の２つのセルを対角線とする長方形の部分が指定範囲となります。

一方、列で指定する場合は、「A:D」のように列番地だけを「：」で挟みます。
指定された列の最下行まで範囲に含まれます。

セル指定と列指定の違いと使い分け方

それぞれ特徴がありますので、目的に合わせて使い分けましょう。

（推奨）範囲指定は「絶対参照（「$」をつける）」にしたほうが良い

検索範囲の指定は、絶対参照にした方が良いです。

なぜなら、相対参照の場合、数式をコピーする際に指定した範囲もずれていくからです。

例えば、数式を１つ右下に移動／コピーすると、範囲指定が下記のようにずれてしまいます。

そこで、番地（アドレス）の手前に「$」をつけて「絶対参照」にします。

こうすれば数式を移動／コピーしても範囲指定はずれません。

3-3. =VLOOKUP(●,■:■,▲,◆) ▲：何列目を返すかを指定

３つ目の項目では、検索範囲の何列目を返すかを指定します。数え方は、検索値のある列も含めて、左から右に向けてカウントします。

１以上の数字を指定します。１より小さい数や、マイナスはエラーになります。列の幅より大きい数もエラーになります。

列番号は数値を直接入力する以外に、値の入っているセルを指定することもできます。
枠外にあるセルを指定する方法を詳しく知りたい方はこちら

計算式での指定もOKです。さらに応用技として、MATCHやCOLUMNと組み合わせると便利です。
MATCHで列番号を指定する方法について詳しく知りたい方はこちら
COLUMNで列番号を指定する方法について詳しく知りたい方はこちら

3-4. =VLOOKUP(●,■:■,▲,◆) ◆：検索方法を指定

４つ目の項目では、検索方法を指定します。検索方法は、次の2種類です。

（推奨）どちらにするか迷ったら、ひとまず「FALSE」を選ぶ

「FALSE」「TRUE」のどちらを選べばよいかわからない場合、ひとまず「FALSE」を選んで先に進めましょう。

他の項目の設定が完了し、数式に間違いないことが確認できてから、「FALSE」か「TRUE」かを選ぶ方が、ミスを減らすことができます。

(推奨)「FALSE」「TRUE」は、英字ではっきり記述する

「FALSE」「TRUE」の指定は、「0」「1」や省略ではなく、英字ではっきり記述しましょう。なぜなら、数字で指定したり省略したりすると、誤入力したときに気付きにくいからです。

確かに「0」「1」で書く方が簡単です。「TRUE」なら省略もできます。式も短くなるので、選びたくなることでしょう。

しかし、両者は混同しやすく、一見しただけでは間違いに気付きにくいです。はっきりと「FALSE」「TRUE」と記述することをおすすめします。

TRUE検索が有効なケース：IFと比較すれば便利さ実感

TRUE検索は、IFと比較すればその便利さが実感できます。

例えば上図のように、点数ごとに判定基準が設けられているとします。IFでは、点数の区分けが増えるほど式が長くなってしまいます。一方、VLOOKUPのTRUE検索では、検索範囲のメンテだけで対応できます。

4.　検索範囲となる表にもルールが必要｜失敗しない表の作り方

この章では、検索範囲となる表の作り方を解説します。最初に方針を決めてから丁寧に作成すれば、後々のエラーをグッと減らすことができます。

検索範囲となる表の作成手順は次の通りです。

4-1.　検索範囲となる表の作成上の基本ルール

検索範囲となる表には、守るべきルールがいくつかあります。

検索値を昇順に並べることについては、FALSE検索の場合は必須条件ではありません。
しかし、昇順に並べておく方が、検索値の重複に気付きやすく、事故を減らすことができます。

4-2. 【STEP1】作成場所を決める

検索範囲となる表を作る場所は、必ずしもVLOOKUPの数式と同じシートにする必要はありません。

それぞれにメリット、デメリットがあります。

(1)検索範囲となる表を数式と同じシートに作成する｜シンプルでチェックがしやすい

検索範囲となる表を数式と同じシートにすると、両方を同時に見ることができます。そのため、一覧性が高くあり、計算結果がチェックしやすいです。

VLOOKUPに慣れてない方や、1枚のシートで小さくまとめたい方におすすめです。

ただし、下記の注意点があります。

(2) 検索範囲となる表を同じファイル内の別シートに作成する｜取り扱いがしやすい

検索範囲となる表を同じファイル内の別シートに分けることができます。検索範囲専用のシートなので、そのことだけを考えて自由にレイアウトできます。

一つのファイルで完結するので、管理がしやすいです。

(3) 検索範囲となる表を同じパソコン内の別ファイルに作成する｜兼用しやすい

検索範囲となる表を同じパソコン内にある別ファイルにすることができます。様々なファイルで表を兼用できるので便利です。

もし同じ内容の表をファイルごとに作成した場合、同期をとるのが大変です。
データに変更があった場合に、それぞれの表をメンテする必要があるからです。

これを一つのファイルで兼用すれば、その表をメンテするだけで済みます。

ファイルを「読み取り専用」で開いていても、その時点でのデータを参照することができます。

ただし、下記のような失敗事例があるので注意しましょう。

（失敗事例1） ファイルの移動／コピーでリンクが切れてしまう

数式のあるファイルと検索範囲のあるファイルを別々に移動／コピーすると、リンクが切れてしまうおそれがあります。
動かすときは、両方セットで処理しましょう。
やむを得ず別々に処理する場合は、事後に数式を確認しましょう。

(失敗事例2) 「名前を付けて保存」すると、リンク先まで切り替わってしまう

VLOOKUPの数式のあるファイルを開いたまま、検索範囲となる表をバックアップするために「名前を付けて保存」すると、VLOOKUPの参照先がバックアップの方に切り替わります。
それに気づかずに、いつものショートカットから本来の表をメンテしても、リンクが切れているので検索結果に反映されません。
ファイルを「名前を付けて保存」する場合は、VLOOKUPのあるファイルを閉じてからおこないましょう。

(失敗事例3) 「book1」状態で数式を組んだあと保存し忘れる

ファイルを新規作成して検索範囲となる表をつくる場合、「book1」状態のままで数式を組むのはやめましょう。（※「book1」は、エクセルファイルを新規で開いた際の仮ファイルです）
確かに、「book1」のままVLOOKUPの検索範囲として選んでも、式は作れます。
検索結果も問題なく表示されます。
しかし、保存せずにうっかり閉じてしまうと、次回再現できなくなります。
ここでやっかいなのは、閉じた直後は検索結果が消えないため、事態にすぐに気づかないことです。次回そのファイルを開く際に「リンク先が見つかりません」というアラームが出て、初めて事態に気づきます。
でも、時すでに遅しです。。。
筆者は、この失敗で何度も涙を飲んでいます。
ファイルは小まめに保存しましょう。

(4) 検索範囲となる表を社内ネットワーク上に作成する｜情報共有・作業効率化がしやすい

検索範囲となる表を、社内のネットワーク上に作ることができます。

ネットワーク上に検索範囲となる表があるので、他のパソコンから参照でき、情報共有することができます。別々のパソコンでメンテできるので、作業を分担でき、効率化をはかることができます。

ただし、次の点に注意しましょう。

4-3. 【STEP2】検索値を決める

次に「検索値」を決めます。

検索値は、データを探し出す手がかりとなるものですから、できるだけ重複しないものを選びましょう。商品コードや出席番号など、これさえわかれば商品や生徒が特定できるものが適しています。

文字、数字、記号などが使用可能です。
ただし、全角と半角は区別されるので、どちらにするか決めておきましょう。
見た目では全角と半角の区別がつかない場合もあるので、注意が必要です。

日本語の漢字や仮名を検索値に使う場合の注意点

4-4. 【STEP3】ヘッダー（見出し）を決める

次にヘッダー（検索範囲となる表の１行目の見出し）を決めます。

１番左の列は、STEP2で決めた検索値を配置します。これは必須です。

２列目以降は、自由です。項目をどの程度区切るかは、用途に応じて決めましょう。

このように、検索範囲となる表のヘッダーは、検索結果をどのように利用するかで決めましょう。

4-5. 【STEP4】書式を決める

検索範囲となる表の形が決まったら、各列のデータの書式を決めます。検索値の書式だけでなく、それ以外の書式も可能な限り決めておきましょう。

そして項目ごとに、書式は統一しておきましょう。なぜなら、見た目が同じでも書式が異なれば別物になるからです。

そして具体的にデータを作成する前に、先に書式設定を済ませておきましょう。

書式設定を後回しにした場合の注意点

書式設定のおせっかい機能

4-6. 【STEP5】データを作成する

検索範囲となる表のフォーマットが完成したら、具体的なデータを作成していきます。
他のファイルからコピーする場合は、そちらの書式設定を引きずらないよう、「値貼り付け」にするのが無難です。

複数のエクセルファイルをつなぎ合わせる場合も、注意が必要です。
なぜなら、それぞれの書式が異なることも十分にあり得るからです。

(失敗事例) 他人が作った表の扱い

他人が作った表を、書式を意識せずにつないでいった場合、部分的に書式が異なる表ができあがります。その全体をチェックせずに数式を組んでしまうのは、ケガのもとです。
なぜなら、チェックした部分だけは正しく検索できてしまうため、間違いに気付きにくいからです。
一つの表で「書式が部分的に異なっている」という状態が、エラーの原因追及に大変手間のかかる事態の一つなのです。

どういったデータを使うにせよ、現状の書式設定にとらわれない方が良いです。最終的にどのような書式にするのが理想的かを考え、それにあわせてすべてを一から整えていく方が、時間がかかるようで実は最も早道です。

慌てず正確さを優先するよう心がけましょう。

検索範囲となる表には結合セルを使わないようにする

セルが結合していると、一番左上だけにデータがあるとみなされます。そのため、検索に失敗するおそれがあります。

検索範囲となる表には結合セルを使わないようにしましょう。

5.　VLOOKUPでエラー発生！｜エラー別解決法

この章では、VLOOKUPで発生するエラーの種類と、その解決方法を解説します。

エラーには、次の4種類があります。

それぞれ原因が異なります。エラーの種類を理解した上で原因追及する方が、より早く解決できます。エラーが出ているからといってやみくもに数式をいじってしまうと、正しい部分まで変えてしまい、解決から余計に遠ざかってしまうおそれがあります。

「0」になる場合も、エラーではありませんが、思い通りの結果にならないという点では同じです。その原因と解決方法もあわせて解説します。

エラー解決について体系的に学びたい方はこちら
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【完全版】VLOOKUPのエラー｜#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0になる｜原因と解決法＆対策のすべてVLOOKUPのエラーでお困りのあなた、出ているエラーの文字を読みましたか？ パニックにならず落ち着いて、まず表示

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5-1. 「#N/A」｜探している検索値が見つからない

「#N/A」は、探している検索値が見つからない場合に表示されます。

気をつけるべきことは、検索値が見つからないだけであって、式の作り方は間違っていないケースも多いということです。

数式をいじる前に、次の項目をチェックしましょう。

VLOOKUPでの空白の有無の区別について

#N/Aエラーについて詳しくはこちら
≫　#N/A エラーを瞬殺！解決法3選と非表示&他文字へ置き換え～VLOOKUP

VLOOKUPの #N/A の原因と解決法｜非表示&他文字へ置き換え#N/A エラーの原因を知りたいデータの誤りを見つけて修正したいエラーを非表示にして、見た目をスッキリしたい VL

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5-2. 「#NAME?」｜スペル（綴り）が間違っている

「#NAME?」は、数式のスペル（綴り）に間違いがある場合に表示されます。単純に文字入力ミスの場合もあれば、項目の指定ミスの場合もあります。

まずは、次の項目をチェックしましょう。

エクセル画面で縮小して表示している場合や、スマートフォンの小さな画面では特に見分けがつきにくいので注意しましょう。

見分けがつきにくい文字

参考に英字や数字で見分けのつきにくい文字を、下記にご紹介します。

#NAME? エラーについて詳しくはこちら
≫　#NAME? エラーは数式の綴りを確認｜誤り事例付～VLOOKUP

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5-3. 「#REF!」｜参照先に不備がある

「#REF!」は、参照先に不備がある場合に表示されます。

① 検索範囲の幅は足りているか

検索範囲の幅（列数）が足りているか確認しましょう。VLOOKUPの3つ目の項目（何列目を返すか）が、検索範囲の幅よりも大きいと、このエラーになります。

列番号指定の注意点について詳しく知りたい方はこちら

② 検索範囲の一部、あるいは全部が消失していないか

下記の原因で、検索範囲の一部、あるいは全部が消失してしまう場合があります。

もし、なにかメンテしたあとにこのエラーが出た場合は、いったんメンテ前の状態に戻してみましょう。（もとに戻す方法は、「CTRL+Z」か、あるいは「戻る」をクリックします。）

それで解消した場合、メンテした内容を見直しましょう。

③ 検索値のある場所は、正しく存在するか

検索値のある場所が正しく存在するか確認しましょう。なぜなら、検索値のある場所は、数式で指定することが多いため、場所を正しく指定できていないケースがよくあるからです。

わかりにくい時は、計算式の入っているセルをダブルクリックするか、「F2」ボタンを押してみましょう。計算式が指定しているセルが表示されます。検索値や検索範囲が正しく指定できているかが確認できます。

数式の参照先をチェックする方法はこちら

#REF! エラーについて詳しくはこちら
≫　#REF! エラーは無効な範囲を参照している～VLOOKUP

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5-4. 「#VALUE!」｜列番号の指定に間違いがある

「#VALUE!」は、列番号の指定に間違いがある場合に表示されます。

列番号は、必ず1以上の数字でなければなりません。これより小さいとエラーになります。
マイナスもNGです。正しく指定できているか確認しましょう。

列番号の指定について基礎知識を確認したい方はこちら

#VALUE! エラーについて詳しくはこちら
≫　#VALUE! エラーは列番号の指定に誤りあり～VLOOKUP

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5-5. 「０」｜検索値は見つかったがセルの中身が空欄

検索結果が「0」の場合、エラーとはいわないまでも、好ましくないケースがあります。なぜなら「0」は、探している検索値を見つけることはできたが、欲しい情報が入っているセルの中が空っぽの場合に表示されるからです。

計算式は正しい場合が多いので、計算式をいじる前に、先に検索範囲に空欄がないか確認しましょう。

空白セルを一発で見つける方法はこちら

なお、「0」になることは了承済みで、とりあえず非表示にしたい方は下記を参照ください。
（参考）
「＆””」を末尾につけて「０」を非表示にする方法はこちら
オプション設定で「０」を非表示にする方法はこちら

表示されている「0」は、書式設定に関係なく数値として扱われます。そのことについて、下記の注意点があるので参考にしてください。

VLOOKUPでの「0」について詳しくはこちら
≫　VLOOKUPの「0」の原因｜非表示や他文字へ置換＆空白セルの探し方

VLOOKUPの「0」の原因｜非表示や他文字へ置換＆空白セルの探し方VLOOKUPで「0」になる原因が知りたい 「0」を非表示にしたい 「0」を他の文字に置き換えたい

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6.　VLOOKUPをもっと使いこなしたい！｜便利技・応用技２０選

ここまでお読みいただいたら、ひとまずVLOOKUPを使って正しい検索結果が取り出せるようになったことと思います。でも、せっかくなのでもう一工夫して、便利に使いこなしたいところでしょう。

またひょっとして、人の作った数式を見て、「なぜこの関数と組み合わせているのだろう？」「私も、もっと高度な技を身につけたい！」と思われているかもしれません。

そこでこの章では、VLOOKUPがより便利で快適になる方法や、他の関数と組み合わせて高度に使いこなす応用技をご紹介します。

ぜひマスターして、仕事の効率化をはかってください。

【この章で紹介する便利技・応用技一覧】

6-1. 「＆””」を末尾につけて「０」を非表示

VLOOKUPは、該当データのセルが空白の場合は「0」を返します。
これを非表示するには、次の方法があります。

これにより、該当データのセルが空白の場合、検索結果のセルも空白になります。

6-2.　オプション設定で「０」を非表示

エクセルのオプション設定で、「0」を非表示にすることができます。

「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」で「ゼロ値のセルにゼロを表示する」のチェックを外します。

6-3.　書式設定を「区切り位置」で一括変更

「区切り位置」を使うと、既存のデータの書式設定を一括変更できます。

この機能には、そのセルにあらためて新規入力したのと同じ効果があるためです。

あらかじめセルの書式設定をしておきましょう。その後この処理を実行すると、そのセルに設定された書式に、新規で入力したのと同じ結果が得られます。

6-4.　重複を「条件付き書式」で一括チェック

「条件付き書式」を使うと、検索値の重複を一括でチェックできます。重複セルの色が変わり、一発で発見できるのです。

なぜこのチェックが重要かというと、VLOOKUPでは、検索値が重複していると一番上のものしか選ばないからです。それ以降に同一の検索値があっても無視されるので、検索漏れが発生するのです。

この方法で、検索値の重複をチェックすることをおすすめします。

6-5.　昇順を「条件付き書式」で一括チェック

「条件付き書式」を使うと、検索値が昇順になっているかを一括チェックできます。

なぜこのチェックが重要かというと、TRUE検索の場合、昇順に並んでいないと近似値を探し出せないからです。

6-6.　空白セルを「条件付き書式」で一括チェック

「条件付き書式」を使うと、空白セルを簡単に見つけることができます。

上図の設定では、セルの値が空白の場合に、色で塗りつぶすことができます。塗りつぶす色を目立つ色にし、表示の縮尺を小さくすれば一目瞭然です。

空白セルがあると検索結果で「0」を返してしまうので、できれば解消しておきたいものです。

6-7.　検索範囲となる表にもＶＬＯＯＫＵＰを組み込む

検索範囲となる表の中にも、VLOOKUPを組み込むと便利です。同じ値が繰り返し出てくる場合など、VLOOKUPで表示させれば簡単で、ミスも減らせます。

上の図では、商品一覧表を作成する際に、商品のメーカー名や寸法をVLOOKUPで自動入力させています。メーカー名を入力する手間が省けますし、メーカーの情報元に変更があった場合も自動で更新されます。

6-8.　検索範囲に「名前を定義」する

検索範囲に「名前を定義」することで、数式をシンプルにできます。定義した名前をそのまま数式に記述できるので、番地（アドレス）を入れるより、直観的でわかりやすくなります。

名前は自由に付けることができます。日本語もOKです。ただし、数式に組み込むので、できるだけ簡潔でわかりやすい名前にしましょう。

6-9.　検索範囲を「テーブル化」する

検索範囲をテーブル化して、そのままVLOOKUPに使うことができます。

テーブル名をそのまま数式に記述できるので、番地（アドレス）を入れるよりも、直観的でわかりやすくなります。

テーブル名は自由に付けることができます。日本語もOKです。ただし、数式に組み込むので、できるだけ簡潔でわかりやすいテーブル名にしましょう。

6-10.　ピボットテーブルで検索範囲となる表を作成

ピボットテーブルを使って、検索範囲となる表を作ることができます。（ピボットテーブルとは、エクセルで表を作成する機能の一つです。）

不規則なデータからでも、一発でフォーマットが整った表をつくれます。列の入れ替えなども簡単です。

ピボットテーブルを使いこなすには、ある程度の知識が必要です。ただ、VLOOKUPのためだけに使うのであれば、必要最小限のルールで簡単に作ることができます。

6-11. 「＆」で検索値を連結して複数条件で検索

複数の条件で一致するものを検索したいなら、検索値を「＆」で連結する方法が簡単です。

検索範囲の方にも、あらかじめ左に1列追加し、検索値を連結した複合検索値を作成し、最下行までコピーしておきます。

上図では「学年」「組」「出席番号」を連結しています。連結数に制限はありません。

「＆」で連結すると、数字もすべて文字列として扱われます。

6-12. 「＊」（ワイルドカード）であいまい検索（一部一致、部分一致）

あいまい検索（部分一致・一部一致）するには、「＊」（ワイルドカード）を使います。

使い方は、検索値以外の部分に「＊」を配置します。その際、「＊」を「””」で挟み、検索値のある番地（アドレス）と「＆」でつなぎます。

そうすると「＊」の部分には何がきても構わないという意味になります。

6-13. 「$」（絶対参照）を行・列で使い分けて数式を縦・横にコピー

数式を縦・横にコピーするには、「$」（絶対参照）を行・列で使い分けます。

縦・横（マトリックス）にコピーする際に、うまく使い分ければ同じ数式をすべてにコピーできます。やみくもにすべて絶対参照にするのではなく、必要に応じて「$」をつけるべきか見極めるのが肝要です。

数式はできるだけ統一しておく方が、メンテナンスが格段にしやすくなり、ミスも減ります。

数式をチェックする方法

数式のチェック方法を３つご紹介します。
メンテナンスの際にお役立てください。

 

6-14.　IFERRORでエラーを非表示｜代わりに空白や”要確認”などを表示

IFERRORと組み合わせることで、エラーを非表示にできます。

計算結果がエラーになる場合のみ、指定した文字列を返します。上の式では「””」としているので、空白（つまり非表示）になります。

「0」にしたり、「”要確認”」や「”未入力”」にしたりするなど、自由に設定できます。文字だけではなく、関数を組み込むこともできます。

特に有効なケースを下記にご紹介します。

IFERRORについて詳しくはこちら
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6-15.　IF・ISERRORでエラーを判定し処理内容を切り替える

ISERRORと組み合わせることで、検索結果がエラーかどうかを判定できます。

エラーがあれば「TRUE」、正常なら「FALSE」が出力されます。

さらに、IFと組み合わせることで、判定結果に応じて処理内容を選択することができます。

ISERRORについて詳しくはこちら
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VLOOKUPのエラーをISERRORで非表示｜エクセル2003以前にも対応VLOOKUPのエラーを非表示にしたいエクセル2003以前でもできる方法はないか このようなケースでは、IFとIS

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6-16.　IFで場合分けして複数の検索範囲から検索

複数の検索範囲から検索するには、検索値をIFで場合分けすることで対応できます。検索値が、数字の大小などで区切りやすい場合に有効です。

切り替える方法には、次の2種類があります。

２つの検索範囲のフォーマットが同じであれば、こちらの方が数式をシンプルにできます。

この方法であれば、検索範囲のフォーマットや列番号などが異っていても、切り替え可能です。

6-17.　INDIRECTと「名前の定義」で検索範囲を可変にする

検索範囲に名前を定義し、それを切り替えることで、複数シートから検索できるようになります。

ただし、定義した名前があるセルの番地（アドレス）をそのまま数式に入力しても、検索範囲を指定したことにはなりません。

そこで、INDIRECTと組み合わせて使用します。

INDIRECTを使うことで、数式に直接入力したのと同じ意味になります。

6-18.　列番号を枠外に列記して指定

列番号の指定は、枠外に列記してそれを指定する方法も可能です。

数字がそのまま表示されているので、一目でわかりミスも少なくできます。

ただし、印刷時に誤って出てしまわないよう注意が必要です。

また、絶対参照と相対参照とを使い分ければ、数式を縦・横にコピーできます。

絶対参照と相対参照の使い分け方について詳しく知りたい方はこちら

6-19.　MATCHで列番号を指定

列番号を計算式で指定する方法として、MATCHを使う方法があります。

MATCHは、指定した文字列が、指定した範囲の中で、何番目にあるかを調べる関数です。

これをVLOOKUPに組み込むことにより、列番号を指定することができます。

MATCHの参照先を検索範囲となる表のヘッダー（1行目）にしておけば、ヘッダーに連動して列番号を指定することができます。

6-20.　COLUMNで列番号を指定

列番号を計算式で指定する方法として、COLUMNを使う方法があります。

COLUMNは、セルの番地(アドレス)のうち、列の部分を取得する関数です。

これをVLOOKUPに組み込むことにより、列番号を指定することができます。

COLUMNで得た結果をプラスマイナスすることにより、欲しい列番号を作り出します。

これをVLOOKUPの列番号として使うと、列の番地(アドレス)に連動して指定することができます。

VLOOKUPの数式の移動／コピーにあわせて、列番号も同じ間隔で変化させたい場合に有効です。

7.　VLOOKUPで困った！｜チェックしたい５つの項目

VLOOKUPで数式を組んでいると、なぜかうまくいかず原因不明で困り果てる時があります。

そんな時は、やみくもに数式をいじらずに、原因が潜んでいる可能性の高い項目から一つずつ確認していくのが得策です。

そこで、間違いやすいポイントを項目ごとにまとめました。
１つずつチェックしていくことで、きっと原因が見つかることでしょう。

解決方法や予防策もあわせてご紹介しますので、参考にしてください。

7-1.　VLOOKUPでのチェック項目一覧（ダウンロード可能）

チェックにあたっては、VLOOKUPの各項目にそって、下記を一つずつ確実に進めていきましょう。

チェックリストの詳細は、下記からダウンロードできます。

7-2.　①検索値に関するチェック項目

検索値の書式設定は、数式と検索範囲で一致しているか

LOOKUPでは、書式が異なれば、見た目が同じでも別物になります。数値なのか文字列なのか、思い込みはやめてきちんと書式設定を確認しましょう。
複数の表を結合した場合は、それぞれの書式を確認しましょう。異なる部分を見つけたら、必ず列ごとに書式を統一しましょう。

【参照先】
書式を一発で整えたい場合の「区切り位置」の使い方はこちら

検索値は全角か半角か、数式と検索範囲で一致しているか

LOOKUPでは、全角/半角も区別されます。
見た目では全角と半角の区別がつかない場合もあるので、注意しましょう。

検索値のスペル（綴り）は正しいか

検索値のスペル（綴り）は本当に正しいか、再度確認しましょう。フォントによっては、見た目ではわかりにくい場合があるので、思い込みに注意してください。
ゼロとオーの違いや、大文字アイと小文字のエルと数字の1は、フォントによっては見分けがつかないことがあります。

【参照先】
見分けにくい文字についての解説はこちら

検索値のあるセルの指定は正しいか

セルの番地（アドレス）を直接指定している場合は、正しく指定できているか確認しましょう。
当たり前ですが、番地（アドレス）が正しいことが大前提です。このチェックを怠ってはいけません。
【参照先】
セルの指定先を確認する方法はこちら

指定場所が相対参照でずれていってないか

相対参照（$がない）にしていると、数式を移動／コピーした際にずれていくおそれがあります。
元の数式が正しいからといって安心していると、事故のもとです。

【参照先】
範囲指定についての絶対参照と相対参照の違いはこちら

計算式で指定している場合、そのセルは実在するか

セルの指定を計算式で行う場合、正しく指定できているか計算式を見ただけでは判断できません。
その場合は、計算式の中のセルを指定している部分だけをコピーして、空いているセルに貼り付けてみましょう。
先頭に「＝」をつけるのをお忘れなく。

7-3.　②検索範囲の表に関するチェック項目

検索値のある列に重複はないか

検索値のある列に重複があると、上にある検索値が優先されます。
重複していてもエラーにならず、気付きにくいので注意しましょう。
【参照先】
検索値の重複を一括チェックする方法はこちら

TRUE検索の場合、検索値は昇順になっているか

TRUE（近似値）で検索する場合、検索範囲の検索値は昇順にしておく必要があります。
検索結果だけでは気付きにくいので、検索範囲をくまなくチェックしましょう。
【参照先】
検索値が昇順かを一括チェックする方法はこちら

結合セルが含まれていないか

セルが結合していると、検索にあたって不都合が生じます。
結合している左上の番地にのみ、データが存在することになってしまうからです。
VLOOKUPにとって、検索ミスの原因となりますので、セルの結合は避けましょう。
【参照先】
結合セルについての注意点はこちら

行や列が非表示になっていないか

設定で非表示になっている場合もあれば、グループ化によって隠れている場合もあります。
列が非表示なっていると、列番号を数え間違えてしまうおそれもあります。
一度、非表示の設定をすべて解除してチェックしましょう。

不規則な部分はないか

行数が多いと途中でずれていたりしても、気付きにくいものです。表示の縮尺を下げて、目を細めて全体を見渡してみるとよいでしょう。
また最下行まで移動して、フォーマットが崩れてないかチェックしましょう。
「CTRL」+「矢印キー（↑↓←→）」で、表の端までジャンプできます。途中に空白セルがあるとそこで止まるので、再度ジャンプしてみましょう。

7-4.　③検索範囲の場所指定に関するチェック項目

場所の指定は「:」で挟んで指定しているか

範囲指定は「:」で挟む必要があります。
今一度、範囲指定の方法を確認しましょう。
【参照先】
検索範囲の指定方法について基礎知識を確認したい方はこちら

シートやファイル名の指定の仕方は正しいか（「! 」「[ ]」「‘」は、正しく使えているか）

別シートを指定する場合、数式内のシート名の末尾に「！」が必要です。
別ファイルを指定する場合、ファイル名を「[　]」で挟みます。
社内ネットワーク上の別ファイルを指定する場合、フォルダやドライブ名を「’」で挟みます。
フォントによっては非常に細くなり、見落としやすいので注意しましょう。
【参照先】
別シートや別ファイルの指定の仕方｜記号に注意

定義した名前やテーブル名の指定は正しいか

検索範囲に名前を定義したり、テーブル化したりした場合、その名称を正しく指定しているか確認しましょう。
数式を見ただけでは確認できないため、見落としがちになるので注意しましょう。
【参照先】
「名前の定義」について詳しく知りたい方はこちら
「テーブル化」について詳しく知りたい方はこちら

範囲指定が相対参照でずれていってないか

指定場所を、相対参照（$がない）にしていると、数式を移動／コピーした際にずれていくおそれがあります。
すべてがエラーとなるわけではありませんので、かえって注意が必要です。
【参照先】
範囲指定についての絶対参照と相対参照の違いを確認したい方はこちら

列の数（表の幅）は足りているか

検索範囲の端までカバーしているか確認しましょう。列番号の指定より、列の幅の方が小さいとエラーになります。
【参照先】
列番号の指定について基礎知識を確認したい方はこちら

検索範囲の行数を増やした時、最下端までカバーしているか

検索範囲の行を増やした場合、VLOOKUPの数式側もメンテが必要な場合があります。名前を定義している場合や、テーブル化で管理している場合でも、念のため確認しましょう。
【参照先】
「名前の定義」について詳しく知りたい方はこちら
「テーブル化」について詳しく知りたい方はこちら

検索ファイルのあるファイルは「名前を付けて保存」しているか（「book1」のままになっていないか）

ファイルを新規で作った場合、「book1」のままで放置してはいけません。
「名前を付けて保存」してから、数式を組むようにしましょう。
うっかり閉じてしまうと再現できません。
【参照先】
「book1」のまま放置したときの失敗事例はこちら

7-5.　④列番号の指定に関するチェック項目

検索値のある列も含めて数えているか

列番号は、検索値のある列も含めて、左から右へ数えます。うっかり、検索値の隣から数え始めてないか、確認しましょう。
横に長い表の場合、数え損ねることがあるので注意しましょう。
【参照先】
列番号の数え方について基礎知識を確認したい方はこちら

列番号の指定が１以上の数になっているか

列番号の指定は、１以上の数にする必要があります。それより小さい数や、マイナスはNGです。
数式で指定している場合は気付きにくいので、別のセルに貼り付けてチェックしましょう。
【参照先】
列番号の数え方について基礎知識を確認したい方はこちら

計算式で指定している場合、正しい数字になっているか

列番号を計算式で指定する場合、正しく数字になっているか計算式を見ただけでは判断できません。
その場合は、計算式の中のセルを指定している部分だけをコピーして、空いているセルに貼り付けてみましょう。
先頭に「＝」をつけるのをお忘れなく。

7-6.　⑤検索方法に関するチェック項目

0＝FALSE、1＝TRUEになることを理解して選んでいるか

検索方法の指定で「0」を入れると「FALSE」、「1」を入れると「TRUE」の扱いになります。
混同しやすいので、正しく指定できているか確認しましょう。
【参照先】
検索方法について基礎知識を確認したい方はこちら

省略＝TRUEになることを理解した上で省略しているか

検索方法の指定を省略すると、「TRUE検索」になります。省略していると目に見えないため、間違いに気付きにくいものです。
近似値検索であることに問題ないか、理解した上で省略しましょう。
【参照先】
参考：（推奨）どちらにするか迷ったら、ひとまず「FALSE」を選ぶ

7-7. 【注意】そもそもVLOOKUPでできないことをやろうとしていないか

うまくいかないとお悩みのところ、そもそもVLOOKUPではできないことをやろうとしていないか、念のため確認しましょう。

次の３つは、VLOOKUPにとって、できそうでできないことです。

では、一つずつ解説します。

検索結果は一つしか返せない

VLOOKUPは、同時に複数の検索ができません。検索値が重複していても、１つ目を見つけたら、その結果を返しておしまいです。
それゆえ、検索範囲において検索値が重複していないか確認することが、とても重要になってきます。
検索値に重複がないかを一括チェックする方法はこちら

集計ができない

VLOOKUPは、検索のための関数なので、集計はできません。膨大なデータの中から探し出してくることが仕事です。
しかし、集計が必要なケースもあります。その場合は、他の別の関数と組み合わせる必要があります。

表を横へは検索できない

VLOOKUPは、検索範囲を横方向へ検索できません。検索できるのは縦方向だけです。検索範囲の表も、それに合わせて設計しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

この記事では、VLOOKUPについて次のことを解説しました。

初心者の方は、学びたい情報は得られましたでしょうか。習熟されている方は、新しい発見はありましたでしょうか。

幅広く網羅的に解説していますので、この記事を通してVLOOKUPをぜひマスターしてください。

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