パニックにならず落ち着いて、まず表示されている文字を確認しましょう。
内容によっては案外簡単に解決できることもあります。
逆に、意味もわからずにいじると、かえって傷口を深めてしまうかもしれません。

この記事では、VLOOKUPのエラーを原因別にアプローチし、解決・対策する方法を解説します。

お急ぎの方は、下記からすぐに該当項目へ移動してください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
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VLOOKUP を基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

#N/A エラーの原因と対策｜非表示や他文字へ置き換える

≫　解説図のPDFファイル

1-1.　#N/A エラーの原因と解決方法

「#N/A」は「Not Available（ノット アベイラブル）」と読みます。検索値（※）を見つけられない場合に発生します。
（※）検索値とは、データを探す手掛かりとなる値のことです。

発生原因は主に3つあります。それぞれよくあるパターンを解説していきます。

(1) 検索値が存在しない

探している検索値が検索範囲（※）に存在しない場合、いくら探しても見つからず#N/Aエラーとなります。
（※）検索範囲とは、探したいデータが入っている表

データのメンテナンスの最中に、うっかり消してしまったかもしれません。データの作成途中で未入力段階でもエラーになります。

#N/Aエラーが出ている検索値が、検索範囲に本当に存在するかをまず調べましょう。

(2) 検索値の文字列が間違っている

検索値が存在するにも関わらず#N/Aエラーになる場合、文字列が完全には一致していないことが考えられます。

VLOOKUPは、厳密な条件のもとに検索値を探します。綴りの間違いや全角半角の違い、書式設定が異なる場合も、すべて別物です。
次のようなケースを疑って、調べてください。

■綴りが間違っている

綴りが間違っていると不一致でエラーになります。英大文字の「O（オー）」と数字の「0（ゼロ）」や、英小文字の「l（エル）」と数字の「1（イチ）」などは特に間違いやすいです。

見分けにくい場合は、Wordに貼り付けて文字サイズを大きくし、フォントを明朝体などに変更してみましょう。

見分けがつきにくい文字について具体例を知りたい方はこちら
≫　【見分けがつきにくい文字】

■セルの書式設定が異なっている

VLOOKUPはセルの書式設定（※下記「参考」参照）が異なると別物として扱います。特に数字の場合、書式設定が「数値」と「文字列」で異なれば、不一致になります。目視では気付きにくいので、セルの書式設定を開いて確認しましょう。

書式設定を変更する件数が多く手作業では追いつかないようであれば、「区切り位置」という機能で一括変更できます。詳しくはこちら
≫　書式設定を「区切り位置」で一括変更

■空白が紛れ込んでいる

文字に間違いが無くても、空白が紛れ込んでいると不一致になります。目視だけでは気付きにくいので注意が必要です。

他からデータを流用すると、意図せず空白が含まれていることがあります。他にも「センタリング」の機能を知らない人が、上下のセルと縦位置を揃えるために空白を挿入しているケースもあります。他人の作成したデータはうのみにせず、特に注意しましょう。

紛れ込んでいる空白を一括削除する方法

≫　解説図のPDFファイル

紛れ込んでいる空白を一括削除するなら、「検索と置換（CTRL+F）」を使うと便利です。「検索する文字列」の欄に空白を入れ、置換後の文字列には何も入れずに、「すべて置換」をクリックします。全角と半角の両方消すことを忘れないでください。

空白の有無について詳しくはこちら
≫　VLOOKUPは空白の有無も区別する

(3) 探し方が間違っている

探し方が間違っていると、検索値が存在しても見つけられず#N/Aエラーになります。VLOOKUPは詳細な条件設定が必要なため、正しく記述できているか確認が必要です。

■ 検索範囲の一番左の列に検索値がない

VLOOKUPは検索範囲の一番左の列を検索し、その右側にあるデータを返します。検索値が一番左にない場合は検索できません。
検索値が一番左で、返したいデータがその右側に並ぶように、検索範囲の表を作成しましょう。

■ 検索範囲における検索値が縦に並んでいない

VLOOKUPは縦方向にしか検索できません。
検索値が横に並んでいる場合は、縦になるよう検索範囲を作り直す必要があります。

■ 検索方法（FALSE/TRUE）の選択を間違っている

検索方法（FALSE/TRUE）の選択を間違っている場合、エラーになる可能性があります。
テストの点数を判定する数式の場合、TRUE（近似値検索）であれば近い値を見つけて返すのためエラーにはなりにくいです。
FALSE（完全一致検索）にすると、判定表に載っている点数以外はすべてエラーになります。

■ TRUE（近似値検索）で検索範囲の最小値よりも小さい値を検索

TRUE（近似値）検索であっても、検索範囲の最小の検索値より小さい値を検索しようとするとエラーになります。テストの判定表で検索値の最小値が40点の場合、35点はエラーになります。
検索値の最小値は考えられる一番小さい値に設定しましょう。

■ TRUE(近似値検索）で検索範囲の検索値が昇順に並んでいない

TRUE(近似値検索）で検索範囲の検索値が昇順に並んでいない場合、エラーになる可能性があります。エラーが出ていない場合でも、思い通りの結果になっていないケースもあります。
必ず検索値を昇順に並べましょう。

■ 数式を移動/コピーしたときに検索範囲の指定がずれてしまった

数式を移動/コピーしたときに検索範囲の指定がずれてしまい、エラーになることがあります。移動/コピーの際は検索結果を確認しながら進めましょう。

1-2.　#N/Aエラーを非表示や他文字へ置き換える方法

エラーの発生が想定内であれば、「#N/A」を表示させない方がスッキリする場合があります。他の文字へ置き換えると状況を理解しやすくなることもあるでしょう。表の輪郭だけ先に作ってデータは後から入力することなどは、よくあるケースです。

方法を2つご紹介しますので、用途に応じて選択してください。

N/Aエラーを非表示にするだけであれば、IFERRORがシンプルでおすすめです。ただし、エクセルのバージョンが2007以降でしか使えません。
2003以前のバージョンをお使いの場合は、IF+ISERRORを選んでください。

(1) IFERRORを使う場合

≫　解説図のPDFファイル

IFERRORは、エラーを判定しエラーの場合のみ指定の値を返します。VLOOKUPと組み合わせてエラーを非表示する数式が下記です。

エラーの場合は「””」（※）を返すので、セルには何も表示されません。
（※）「””」は、エクセルでは何も入れない空っぽを意味します。
VLOOKUPが正常であればそのまま検索結果が表示されます。

特定の文字列を表示させたければ、「””」を「”作成中”」などに置き換えればOKです。数式を組み込むこともできます。

IFERRORと組み合わせてエラーを非表示にする方法について詳しく知りたい方はこちら
≫【VLOOKUP】IFERRORでエラーを非表示＆複数シートを検索する裏技

(2) ISERROR+IFを使う場合

≫　解説図のPDFファイル

ISERRORはエラーを判定する関数で、IFは条件に合致するか否かに応じて処理を分岐させる関数です。ISERRORでエラーを判定し、IFで条件分岐して、非表示にしています。
数式は次のとおりです。

数式の前半にあるVLOOKUPをエラー判定し、エラーなら「””」を、正常なら後半のVLOOKUPを実行します。

特定の文字列を表示させたければ「””」を「”作成中”」などに置き換えればOKです。数式を組み込むこともできます。

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #N/A を修正する方法

ISERROR+IFと組み合わせてエラーを非表示にする方法について詳しく知りたい方はこちら
≫【VLOOKUP】IF+ISERRORでエラーを非表示にする方法（エクセル2003以前でも可）

VLOOKUPの#N/A エラーについてさらに詳しく知りたい方は下記の記事へ
≫　#N/A エラーを瞬殺！解決法3選と非表示&他文字へ置き換え～VLOOKUP

VLOOKUPの #N/A の原因と解決法｜非表示&他文字へ置き換え#N/A エラーの原因を知りたいデータの誤りを見つけて修正したいエラーを非表示にして、見た目をスッキリしたい VL

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#NAME? エラーの原因と対策

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2-1.　#NAME? エラーの原因

VLOOKUPでの#NAME? エラーは、数式の綴りに誤りがある場合に発生します。誤字脱字などのスペルミスをまず確認しましょう。
「TRUE」や「FALSE」も同様にチェックが必要です。

【参考】間違いやすい綴り

間違いやすい綴りをまとめました。参考にしてください。

2-2.　#NAME? エラーの対策

VLOOKUPの#NAME? エラーを防ぐには、数式を作成する時にカンに頼らず、関数作成ツールを使いましょう。また作成後も見直すことが大切です。

(1) 関数作成ツールを使って数式を作る

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関数作成ツールを使えば確実に数式を作ることができます。

上図は商品マスタを作成する際に使用した解説図です。仕入先コードを入力すると仕入先名が自動転記される数式です。参考にしてください。

(2) 正しい綴りは入力後に大文字に変化することを確認する

正しく作成された数式は、数式の窓では大文字で表示されます。

小文字で入力した場合でも大文字に変換されます。もし小文字のままであれば、綴りが間違っているので確認しましょう。

(3) #NAME? エラーは必ず解決する｜非表示にしてはいけない

#NAME?エラーは必ず解決しておきましょう。非表示などにしてはいけません。

他のエラーの中には一時的に発生するために非表示にしておくものもあります。例えば検索値が未入力のために発生する「#N/A」エラーなどです。こういったエラーはデータが完成すれば解消する場合が多いので、IFERRORなどと組み合わせて非表示にする場合があります。

しかし、#NAME? エラーは綴りが間違っているために出ているエラーです。綴りを訂正しておかない限り、いつまでもエラーが出続けます。いつか解消するであろう他のエラーとは区別すべきです。

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #NAME? を修正する

VLOOKUPの#NAME? エラーについてさらに詳しく知りたい方は下記の記事へ
≫　#NAME? エラーは数式の綴りを確認｜誤り事例付～VLOOKUP

VLOOKUPの #NAME? の原因と解決法｜数式の綴りを確認すべし～よくある誤り事例付#NAME? エラーの原因を知りたい間違いやすい事例を知りたい対策を知りたい VLOOKUPでの #NAME? エ

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#REF! エラーの原因と解決方法

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3-1.　#REF! エラーの原因

#REF! は「Reference（リファレンス）」と読みます。無効な範囲を参照している場合に発生します。

よくあるのは次のようなケースです。

(1) 検索範囲の幅より大きい列番号を指定している

検索範囲の列の幅より大きい列番号を指定すると、#REF!エラーが発生します。例えば検索範囲が2列しかないのに、「3」を指定した場合です。

(2) 検索範囲の一部を削除した

検索範囲の一部を削除した際も、#REF!エラーが発生する場合があります。例えば、4列あった検索範囲を1列削除した場合に、4列目を指定していると発生します。

(3) 検索値を誤って削除してしまった｜数式にもエラーが表示　

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VLOOKUPの検索値のセルを削除してしまった場合も、#REF!エラーが発生します。この場合は、セルだけでなく、数式の中にも#REF!エラーが表示されます。

3-2.　#REF! エラーの解決方法

#REF! エラーの解決方法として、次の3つを試してみましょう。

(1) シート削除後にエラー発生なら元に戻して確認

シートの一部を削除した直後に#REF!エラーが発生した場合は、それ以上進めず一旦手を止めましょう。
処理の履歴をたどって、どこを削除したときにエラーになったかを確認します。

原因を探ろうとしてあれこれ触ると、かえって解らなくなるので注意しましょう。

(2) 数式チェックツールで参照先をチェック

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原因がわからない場合は、数式チェックツールで参照先を確認します。すぐに使える方法を３つご紹介します。

■選択したセルの数式を表示する

特定のセルの数式を確認したい場合は、「F2」キーを押すかダブルクリックします。数式の検索値と検索範囲がそれぞれ色分けされ、対応したセルにも色が付きます。数式に変更を加えれば、色分けされたセルも連動して変更されます。

■シート内のすべての数式を表示する方法

シート全体の数式を一覧でチェックしたい場合は、メニュータブにある「数式」をクリックし、続いて「数式の表示」をクリックします。

シート内のすべての数式が、計算結果ではなく数式そのものが表示されます。その状態のまま特定のセルをクリックすると、クリックした数式の検索値と検索範囲が色分けで表示されます。

■数式の参照先を矢印で表示する方法

数式がどのセルを参照しているかを矢印で表示する方法があります。メニュータブにある「数式」をクリックし、続いて「参照元のトレース」をクリックします。どのセルからデータを引っ張ってきているかがわかります。

矢印を消すには、「トレース矢印の削除」 をクリックします。

(3) VLOOKUPの基本事項を確認

VLOOKUPの使い方に自信がない場合は、基礎知識を確認しましょう。

VLOOKUPは項目が4つもあり、それぞれ細かなルールがあります。あやふやな記憶を頼りに設定すると失敗のもとです。基礎知識を確認することが最も早道な場合もあります。

VLOOKUPの範囲指定についての基本的なルールを確認したい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3-3. =VLOOKUP(●,■:■,▲,◆)　▲：何列目を返すかを指定

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #REF! を修正する方法

VLOOKUPの#REF! エラーについてさらに詳しく知りたい方は下記の記事へ
≫　#REF! エラーは無効な範囲を参照している～VLOOKUP

VLOOKUPの #REF! の原因と解決法｜無効な範囲を参照している場合に発生#REF! エラーの原因を知りたい解決方法を知りたい VLOOKUPでの #REF! エラーは、無効な範囲を参照し

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#VALUE! エラーの原因と解決方法

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4-1.　#VALUE! エラーの原因

VLOOKUPの#VALUE!エラーは、列番号の指定に誤りがある場合に発生します。

誤った指定の例は、次のようなケースです。

(1) 列番号が1以上の数字になっていない

VLOOKUPの列番号の指定が１より小さいと、#VALUE!エラーとなります。
必ず1以上の数字でなければなりません。

小数点以下切り捨てに注意

列番号の指定が小数を含む場合は、小数点以下は切り捨てになります。切り捨て後の数字が１より小さくなると、#VALUE! エラーとなるので注意しましょう。

(2) 列番号が数式の場合に計算結果が1以上の数値になっていない

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列番号を数式で指定している場合で、その計算結果が1より小さいと#VALUE!エラーとなります。

列番号の指定でよく使われるのはCOLUMNです。「=COLUMN()」に加減算することで列番号を作り出します。このとき調整数値を間違えると#VALUE!エラーとなります。

(※)COLUMNで列番号を指定する方法について詳しくはこちら
≫　（参考）列番号を数式で指定する方法

(3) 検索値が255文字以内になっていない

≫　解説図のPDFファイル

検索値が255文字を超えると#VALUE!エラーが発生します。

上図では、検索値を1文字ずつ増やしてみました。255文字までは正常な値を返していますが、256文字でVALUE! エラーが発生しています。

4-2.　#VALUE! エラーの解決方法

#VALUE! エラーを解決する際、列番号を数字で直接書き込んでいる場合は、目で確認するだけです。1以上の数字になっているかチェックしましょう。

問題は数式で指定している場合です。次の2つの方法を解説します。

(1) 数式の列番号以外の部分を削除してチェックする方法

≫　解説図のPDFファイル

数式窓に表示されている数式の列番号の部分だけを残して他を削除することで、列番号をチェックします。削除する前に数式を念のためコピーしておきましょう。

手順について詳しく知りたい方はこちら
≫　VALUE! エラーは列番号の指定に誤りあり～VLOOKUP｜2-1.

(2) 数式の一部を切り出して別のセルに貼り付けてチェックする方法

≫　解説図のPDFファイル

数式窓に表示されている数式の列番号の部分だけを切り出して別のセルに貼り付けて、列番号をチェックします。

手順について詳しく知りたい方はこちら
≫　VALUE! エラーは列番号の指定に誤りあり～VLOOKUP｜2-2.

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #VALUE! を修正する

VLOOKUPの#REF! エラーについてさらに詳しく知りたい方は下記の記事へ
≫　VALUE! エラーは列番号の指定に誤りあり～VLOOKUP

VLOOKUPの #VALUE! の原因と解決法｜列番号の指定に誤りがある場合に発生#VALUE! エラーの原因を知りたい解決方法を知りたい VLOOKUPでの #VALUE! エラーは、列番号の指

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「0」になる原因と問題点｜非表示や他文字へ置き換え

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPは、参照先の該当セルが空白の場合に0を返します。エラーではありませんが、意図しない「0」が表示されると困るケースもあることでしょう。

5-1. 「0」になる原因と問題点

該当セルが空白になるケースは、主に次のケースが考えられます。

(1) もともとデータがないケース

もともとデータが存在しないのであれば、VLOOKUPが０を返して当然です。
しかし、その結果を計算に組み込んでいる場合、誤った答えを出す恐れがあります。

例えば試験の結果をVLOOKUPで集計している場合を考えてみましょう。
試験を受けていない科目があれば、そのセルは空白です。しかしVLOOKUPは0を返します。つまり0点扱いになります。すると平均点に影響するわけです。

(2) 誤操作でセルのデータを削除してしまったケース

誤操作でデータを削除してしまった場合も、VLOOKUPは0を返します。うっかりDeleteキーに触れてしまった場合などです。

この場合、速やかに戻さなければなりません。しかし、0が表示されてしまうと、誤操作で削除されたことに気付きません。もともと0だったかも、と誤認してしまうため、本来あるべき状態に戻せなくなります。

(3) データの入力途中（いずれ入力する）のケース

参照データが作成途中で未入力のセルがある場合も、VLOOKUPは0を返します。転記先に0が並ぶわけです。

この場合、状況を把握しているので混乱は少ないでしょう。とはいえ無意味に0が並んでいると煩わしいです。データが未完成なのか、実は0点が続いているのか判断しづらいです。できれば見分けられる方が、見た目もスッキリすることでしょう。

5-2. 「0」の原因となる空白セルを探す方法

VLOOKUPで「0」となる原因は、参照先に空白セルにあることです。空白セルが存在することが好ましくない場合は、速やかに空白セルを探す必要があります。

空白セルを探す方法を4つ解説します。

(1) Ctrl + 矢印（↓→↑←）で移動する

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Ctrl + 矢印（↓→↑←）で空白セルの手前まで移動できます。さらに押すと空白セルをまたいでデータの入っているセルに移動します。さらに押すとこれを繰り返します。

(2) ジャンプ機能を使う

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ジャンプ機能を使えば、簡単に空白セルに探せます。縮小表示すれば空白セルが一目瞭然で、一覧性が高いのが特長です。

ただ、特定のセルで何か操作をすると結果表示が消えてしまいます。再度同じ操作をする必要があります。

(3) オートフィルタで空白セルのある行を抽出する

≫　解説図のPDFファイル

オートフィルタで空白セルを抽出することができます。抽出した空白セルにデータを一気に貼り付けることができるので、編集を伴う場合に便利です。

ただ、準備に手間がかかります。列ごとにしか調べることができず、全体の把握もしにくいです。

(4) 条件付き書式で空白セルに色を付ける

≫　解説図のPDFファイル

条件付き書式で空白セルに色を付けることで、空白セルを探すことができます。

5-3. 「0」を非表示や他文字へ置き換える方法

VLOOKUPで「0」になることが避けられない場合は、非表示にするか、あるいは他の文字へ置き換える方法を検討しましょう。

次の6つの方法があります。目的やニーズに応じて使い分けてください。

(1) オプション設定で「0」を非表示にする

≫　解説図のPDFファイル

エクセルのオプション設定で「0」を非表示にすることができます。シート単位で設定できます。

ただし、表示しないだけで「0」は存在します。それを忘れて計算式を組むと、結果を誤る恐れがあります。またセル単位では設定できません。

(2) 書式設定で「0」を非表示にする

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書式設定で「0」を非表示にできます。具体的には、表示形式のユーザー定義で「0;-0;;@」と設定してください。セル単位で設定できます。

ただし、書式設定の表示形式で他の設定をしている場合は、できないケースがあります。その場合は条件付き書式で設定してください。
≫　3-3.　条件付き書式で「0」の文字色を白色にする

(3) 条件付き書式で「0」の文字色を白色にする

≫　解説図のPDFファイル

0は存在する　計算結果に0が算入される　文字の色を白色にしただけ　気付かないため計算を誤る

条件付き書式で「0」を非表示にできます。具体的には、セルが「0」の場合に文字色を白色に設定します。セル単位で設定できます。

条件付き書式は設定画面を開かないと、設定していることに気付きにくいです。必要なくなったら忘れず解除しておきましょう。残しておいてもエクセルの動きが重たくなるだけです。

(4) ＆”” と組み合わせて「0」を非表示にする

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPの式に「&””」を追加すると、検索結果が「0」の場合に空白になります。

ただし、VLOOKUPの検索結果がすべて文字列になり、計算に使えなくなるので注意してください。

(5) IFERROR、VALUE、＆”” と組み合わせて「0」を非表示や他文字へ置き換える

≫　解説図のPDFファイル

前項(4) の欠点を補う方法です。(4) で解説した「&””」を追加しただけでは数字がすべて文字列に扱いになってしまいます。そこで「VALUE」と「IFERROR」をさらに追加しました。
この方法であれば空白にするだけでなく、他の文字への置き換えも可能です。

ただし、検索先のセルに文字列が入っていても、空白になってしまいます。文字列をそのまま返すことができません。

(6) IF と組み合わせて「0」を非表示や他文字へ置き換える

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「IF」と組み合わせることで「0」を非表示にできます。空白以外の場合はVLOOKUPと全く同じ結果になります。

デメリットは、1つの数式の中にVLOOKUPを2回記述しなければないことです。数式が大変長くなり、メンテナンスも難しくなります。

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VLOOKUPで「0」になる原因と対策について詳しく知りたい方は下記の記事へ
≫　VLOOKUPの「0」の原因｜非表示や他文字への置換法6選＆空白セルの探し方4選

VLOOKUPの「0」の原因｜非表示や他文字へ置換＆空白セルの探し方VLOOKUPで「0」になる原因が知りたい 「0」を非表示にしたい 「0」を他の文字に置き換えたい

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まとめ｜エラーは原因別にアプローチすれば効率よく解決できる

エラーは解決しましたでしょうか？

VLOOKUPのエラーは、原因を切り分けてアプローチすれば、案外簡単に解決できるものです。

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VLOOKUP を基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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• VLOOKUPで「0」になる原因が知りたい
• 「0」を非表示にしたい
• 「0」を他の文字に置き換えたい

VLOOKUPは、参照データの該当セルが空白の場合に0が表示されます。
エラーではありませんが、意図しない「0」が表示されると困るケースもあることでしょう。

この記事では、VLOOKUPの結果が「0」になる原因と対策を解説します。
また「0」を非表示にしたり、他の文字の置き換える方法も解説しますので参考にしてください。

お急ぎの方は、下記から該当箇所へ移動できます。

◆空白セルを探すには

◆「0」を非表示にしたり、他の文字へ置き換えるには

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VLOOKUP を基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、こちらの記事も参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

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≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

1.　VLOOKUPで「0」になる原因と問題点

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPで「0」になる原因は、参照先の該当セルが空白であることが考えられます。

セルが空白になっているケースは、主に次のとおりです。

1-1.　もともとデータがないケース

もともとデータが存在しないのであれば、VLOOKUPが０を返して当然です。
しかし、その結果を計算に組み込んでいる場合、誤った答えを出す恐れがあります。

例えば試験の結果をVLOOKUPで集計している場合を考えてみましょう。
試験を受けていない科目があれば、そのセルは空白です。しかしVLOOKUPは0を返します。つまり0点扱いになるのです。すると平均点に影響してしまいます。

1-2.　誤操作でセルのデータを削除してしまったケース

誤操作でデータを削除してしまった場合も、VLOOKUPは0を返します。うっかりDeleteキーに触れてしまった場合などです。

この場合、速やかに戻さなければなりません。しかし、0が表示されてしまうと、誤操作で削除されたことに気付きません。もともと0だったかも、と誤認してしまうため、本来あるべき状態に戻せなくなります。

1-3.　データの入力途中（いずれ入力する）のケース

参照データが作成途中で未入力のセルがある場合も、VLOOKUPは0を返します。転記先に0が並ぶわけです。

この場合、状況を把握しているので混乱は少ないでしょう。とはいえ無意味に0が並んでいると煩わしいです。データが未完成なのか、実は0点が続いているのか判断しづらいです。できれば見分けられる方が、見た目もスッキリすることでしょう。

2.　VLOOKUPで「0」の原因となる空白セルを探す方法

VLOOKUPで「0」となる原因は、参照先に空白セルにあることです。データに空白セルがあることが好ましくない場合は、速やかに空白セルを探す必要があります。

この章では、空白セルを探す方法を4つ解説します。

2-1.　Ctrl + 矢印（↓→↑←）で移動する

≫　解説図のPDFファイル

Ctrl + 矢印（↓→↑←）で空白セルの手前まで移動できます。さらに押すと空白セルをまたいでデータの入っているセルに移動します。さらに押すとこれを繰り返します。

2-2.　ジャンプ機能を使う

≫　解説図のPDFファイル

ジャンプ機能を使えば、簡単に空白セルに探せます。縮小表示すれば空白セルが一目瞭然で、一覧性が高いのが特長です。

ただ、特定のセルで何か操作をすると結果表示が消えてしまいます。再度同じ操作をする必要があります。

2-3.　オートフィルタで空白セルのある行を抽出する

≫　解説図のPDFファイル

オートフィルタで空白セルを抽出することができます。抽出した空白セルにデータを一気に貼り付けることができるので、編集を伴う場合に便利です。

ただ、準備に手間がかかります。列ごとにしか調べることができず、全体の把握もしにくいです。

2-4.　条件付き書式で空白セルに色を付ける

≫　解説図のPDFファイル

条件付き書式で空白セルに色を付けることで、空白セルを探すことができます。

3.　VLOOKUPの「0」を非表示、他の文字へ置き換える方法

VLOOKUPで「0」になることが避けられない場合は、非表示にするか、あるいは他の文字へ置き換える方法があります。

3-1.　オプション設定で「0」を非表示にする

≫　解説図のPDFファイル

エクセルのオプション設定で「0」を非表示にすることができます。シート単位で設定できます。

ただし、表示しないだけで「0」は存在します。それを忘れて計算式を組むと、結果を誤る恐れがあります。またセル単位では設定できません。

3-2.　書式設定で「0」を非表示にする

≫　解説図のPDFファイル

書式設定で「0」を非表示にできます。具体的には、表示形式のユーザー定義で「0;-0;;@」と設定してください。セル単位で設定できます。

ただし、書式設定の表示形式で他の設定をしている場合は、できないケースがあります。その場合は条件付き書式で設定してください。
≫　3-3.　条件付き書式で「0」の文字色を白色にする

3-3.　条件付き書式で「0」の文字色を白色にする

≫　解説図のPDFファイル

条件付き書式で「0」を非表示にできます。具体的には、セルが「0」の場合に文字色を白色に設定します。セル単位で設定できます。

文字の色を白色にしただけなので、0は存在します。計算結果にも0が算入されます。

条件付き書式は設定画面を開かないと、設定していることに気付きにくいです。必要なくなったら忘れず解除しておきましょう。残しておいてもエクセルの動きが重たくなるだけです。

3-4.　＆”” と組み合わせて「0」を非表示にする

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPの式に「&””」を追加すると、検索結果が「0」の場合に空白になります。

ただし、VLOOKUPの検索結果がすべて文字列になり、計算に使えなくなるので注意してください。

3-5.　IFERROR、VALUE、＆”” と組み合わせて「0」を非表示や他の文字へ置き換える

≫　解説図のPDFファイル

前項（3-4.）の欠点を補う方法です。「&””」を追加しただけでは数字がすべて文字列に扱いになってしまいます。そこで「VALUE」と「IFERROR」をさらに追加しました。
この方法であれば空白にするだけでなく、他の文字への置き換えも可能です。

ただし、検索先のセルに文字列が入っていても、空白になってしまいます。文字列をそのまま返すことができません。

3-6.　IF と組み合わせて「0」を非表示、他の文字に置き換える

≫　解説図のPDFファイル

「IF」と組み合わせることで、「0」を非表示にできます。空白以外の場合は、VLOOKUPの式と全く同じ結果になります。

デメリットは、1つの数式の中にVLOOKUPを2回記述しなければないことです。数式が大変長くなり、メンテナンスも難しくなります。

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VLOOKUPのエラー全般についてお困りの方はこちら
≫　#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0｜エラーの原因と対策～VLOOKUP

【完全版】VLOOKUPのエラー｜#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0になる｜原因と解決法＆対策のすべてVLOOKUPのエラーでお困りのあなた、出ているエラーの文字を読みましたか？ パニックにならず落ち着いて、まず表示

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まとめ｜VLOOKUPの「0」はケースに応じて対処する

VLOOKUPで「0」になる場合、次の対応方法があります。

それぞれの対応方法についてメリット・デメリットも踏まえて解説しました。お急ぎの方は下記のから該当場所へ移動してください。

◆空白セルを探すには

◆「0」を非表示にしたり、他の文字へ置き換えるには

また、本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
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VLOOKUP を基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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• #VALUE! エラーの原因を知りたい
• 解決方法を知りたい

VLOOKUPでの #VALUE! エラーは、列番号の指定に誤りがある場合に発生します。訂正しない限りいつまでも出続けるので、放置してはいけません。

この記事では、#VALUE! エラーの原因と解決方法を解説します。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
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VLOOKUP を基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #VALUE! を修正する

1.　VLOOKUPの #VALUE! エラーの原因

VLOOKUPの#VALUE!エラーは、列番号の指定に誤りがある場合に発生します。

誤った指定の例は、次のようなケースです。

1-1.　列番号が1以上の数字になっていない

VLOOKUPの列番号の指定が１より小さいと、#VALUE!エラーとなります。
必ず1以上の数字でなければなりません。

（参考）小数を含む場合は小数点以下切り捨てになる

列番号の指定が小数を含む場合は、小数点以下は切り捨てになります。
切り捨て後の数字が１より小さくなると、#VALUE! エラーとなります。

1-2.　列番号が数式の場合に計算結果が1以上の数値になっていない

≫　解説図のPDFファイル

列番号を数式で指定している場合も、計算結果が1より小さい場合は#VALUE!エラーとなります。

列番号の指定でよく使われるのはCOLUMNです。(※)COLUMNは下記の(参考)を参照ください。
「=COLUMN()」に加減算することで列番号を作り出します。このとき調整数値を間違えると#VALUE!エラーとなります。

（参考）列番号を数式で指定する方法

≫　解説図のPDFファイル

参考に、VLOOKUPの列番号をCOLUMNで指定する方法を解説します。

VLOOKUPは通常、数式をコピーしても列番号は変化しません。そのためコピーした後、列番号を手で書き換える必要がありました。
そこで横方向へのコピーで連動して変化するCOLUMN()を使う方法があります。

COLUMN()は、数式があるセルの列番号を表示します。数式がA列のセルにあるなら「1」が表示されます。（下図参照）

このCOLUMN()を加減算して、VLOOKUPに必要な列番号を作り出します。VLOOKUPを右へコピーすると、列番号もあわせて変化することを利用します。列番号が一つずつ変化して欲しいケースであれば、一つの数式で足りるわけです。

数式を右へコピーすると連動して列番号が変化するので、式を共通化することができます。

1-3.　検索値が255文字以内になっていない

≫　解説図のPDFファイル

検索値が255文字を超えると#VALUE!エラーが発生します。

上図では、検索値を1文字ずつ増やしてみました。255文字までは正常な値を返していますが、256文字でVALUE! エラーが発生しています。

(※)行数は関係ありません。255行を超えても大丈夫です。VLOOKUPは100万行まで検索できます。
詳しくはこちら
≫　エクセルの商品マスタ作成を自動転記で入力効率化＆検索100万件でも楽々｜

2.　VLOOKUPの #VALUE! エラーの解決方法

この章では、VLOOKUPの#VALUE!エラーの解決方法を解説します。

列番号を数字で直接書き込んでいる場合は、目で確認するだけです。1以上の数字になっているかチェックしましょう。
問題は数式で指定している場合です。少々テクニックが必要ですので、図を用いて解説します。

2-1.　数式の列番号以外の部分を削除してチェックする方法

≫　解説図のPDFファイル

(1) 数式を念のため丸ごとコピー

チェックしたい数式を念のため丸ごとコピーし、Wordやメモ帳などにコピーしておきます。

(2) 数式のあるセルを選択

数式の入っているセルを選択します。数式窓に数式が表示されます。

(3) 列番号の部分以外を削除

列番号の部分を残し、それ以外を削除します。
今回の例では「＝」と「column()-7」を残し、それ以外を削除します。

(4) チェック完了なら「Ctrl+Z」で元に戻す

列番号が問題なく表示されたらチェック完了です。「Ctrl+Z」で元に戻しましょう。
今回の例では「2」が表示されます。

2-2.　数式の一部を切り出して別のセルに貼り付けてチェックする方法

≫　解説図のPDFファイル

(1) 数式のあるセルを選択

チェックしたい数式の入っているセルを選択します。
数式窓に数式が表示されるので、クリックします。
すると、検索値と検索範囲のセルが色分けして表示されます。

(2) 列番号を指定している部分だけをドラッグしてコピー

列番号を指定している部分だけをドラッグしてコピーします。
今回の例では「COLUMN()-7」です。
ここで「Esc」キーを押し、数式の選択状態を解除します。
検索値と検索範囲の色分けが消えたことを確認してください。

(3) 同じ列に貼り付けし先頭に「＝」を追加

真下の空いているセルに貼り付けます。
そのままでは数式が文字列としてそのまま表示されてしまうので、先頭に「＝」を追加します。
想定通りの列番号が表示されているかチェックしましょう。
今回の例では「2」が表示されています。

VLOOKUPのエラー全般についてお困りの方は、次の記事も参照ください。
≫　#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0｜エラーの原因と対策～VLOOKUP

【完全版】VLOOKUPのエラー｜#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0になる｜原因と解決法＆対策のすべてVLOOKUPのエラーでお困りのあなた、出ているエラーの文字を読みましたか？ パニックにならず落ち着いて、まず表示

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まとめ｜#VALUE! エラーが発生したら列番号を確認

この記事では、#VALUE! エラーの原因と解決方法を解説しました。

#VALUE! エラーは列番号の指定に誤りがある場合に発生します。データをむやみにいじらず、列番号の部分を中心にチェックしましょう。計算式で列番号を作り出している場合は、そのままでは確認が難しいので、列番号の部分だけ切り出すなどの工夫が必要です。

修正しない限りいつまでも出続けるので、放置しないようにしましょう。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
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VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

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• #REF! エラーの原因を知りたい
• 解決方法を知りたい

VLOOKUPでの #REF! エラーは、無効な範囲を参照している場合に発生します。訂正しない限りいつまでも出続けるので、放置しないようにしましょう。

この記事では、#REF! エラーの原因と解決方法を解説します。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
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≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

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≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #REF! を修正する方法

1.　VLOOKUPの #REF! エラーの原因

#REF! は、「Reference（リファレンス）」と読みます。無効な範囲を参照している場合に発生します。

よくあるのは次のようなケースです。

1-1.　検索範囲の幅より大きい列番号を指定している

検索範囲の列の幅より大きい列番号を指定すると、#REF!エラーが発生します。例えば検索範囲が2列しかないのに、「3」を指定した場合です。

1-2.　検索範囲の一部を削除した

検索範囲の一部を削除した際も、#REF!エラーが発生する場合があります。例えば、4列あった検索範囲を1列削除した場合に、4列目を指定していると発生します。

変化する項目/変化しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピー/削除した際に、変化する項目としない項目があります。

1-3.　検索値を誤って削除してしまった｜数式にもエラーが表示　

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPの検索値のセルを削除してしまった場合も、#REF!エラーが発生します。この場合は、セルだけでなく、数式の中にも#REF!エラーが表示されます。

2.　VLOOKUPの #REF! エラーの解決方法

この章では、VLOOKUPで#REF!エラーの解決方法を解説します。

2-1.　シート削除後にエラー発生なら元に戻して確認

シートの一部を削除した直後に#REF!エラーが発生した場合は、それ以上進めず一旦手を止めましょう。
処理の履歴をたどって、どこを削除したときにエラーになったかを確認します。

原因を探ろうとしてあれこれ触ると、かえって解らなくなるので注意しましょう。

2-2.　数式チェックツールで参照先をチェック

≫　解説図のPDFファイル

原因がわからない場合は、数式チェックツールで参照先を確認します。すぐに使える方法を３つご紹介します。

(1) 選択したセルの数式を表示する

特定のセルの数式を確認したい場合は、「F2」キーを押すかダブルクリックします。数式の検索値と検索範囲がそれぞれ色分けされ、対応したセルにも色が付きます。数式に変更を加えれば、色分けされたセルも連動して変更されます。

(2) シート内のすべての数式を表示する

シート全体の数式を一覧でチェックしたい場合は、メニュータブにある「数式」をクリックし、続いて「数式の表示」をクリックします。

シート内のすべての数式が、計算結果ではなく数式そのものが表示されます。その状態のまま特定のセルをクリックすると、クリックした数式の検索値と検索範囲が色分けで表示されます。

(3) 数式の参照先を矢印で表示する

数式がどのセルを参照しているかを矢印で表示する方法があります。メニュータブにある「数式」をクリックし、続いて「参照元のトレース」をクリックします。どのセルからデータを引っ張ってきているかがわかります。

矢印を消すには、「トレース矢印の削除」 をクリックします。

2-3.　VLOOKUPの基本事項を確認

VLOOKUPの使い方に自信がない場合は、基礎知識を確認しましょう。

VLOOKUPは項目が4つもあり、それぞれ細かなルールがあります。あやふやな記憶を頼りに設定すると失敗のもとです。基礎知識を確認することが最も早道な場合もあります。

VLOOKUPの範囲指定についての基本的なルールを確認したい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3-3. =VLOOKUP(●,■:■,▲,◆)　▲：何列目を返すかを指定　

VLOOKUPのエラー全般についてお困りの方は、次の記事も参照ください。
≫　#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0｜エラーの原因と対策～VLOOKUP

【完全版】VLOOKUPのエラー｜#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0になる｜原因と解決法＆対策のすべてVLOOKUPのエラーでお困りのあなた、出ているエラーの文字を読みましたか？ パニックにならず落ち着いて、まず表示

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まとめ｜#REF! エラーが発生したら一旦手を止めてチェック

この記事では、#REF! エラーの原因と解決方法を解説しました。

#REF! エラーは無効な範囲を参照している場合に発生します。データをむやみいじらず、一旦手を止めて列番号と検索範囲をチェックしましょう。

セルの削除直後に発生したなら、戻る操作で確認するのも有効です。修正しない限りいつまでも出続けるので、放置しないようにしましょう。

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• #NAME? エラーの原因を知りたい
• 間違いやすい事例を知りたい
• 対策を知りたい

VLOOKUPでの #NAME? エラーは、数式の綴りに誤りがある場合に発生します。綴りを直さない限りいつまでも出続けるので、放置しないようにしましょう。

この記事では、#NAME? エラーの原因と対策を解説します。

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≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

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≫　Microsoft｜Officeのサポート～エラー値 #NAME? を修正する

1.　VLOOKUPの #NAME? エラーの原因

1-1.　NAME? エラーは数式の綴りに誤りがある場合に発生

VLOOKUPで#NAME? エラーは、数式の綴りに誤りがある場合に発生します。誤字脱字などのスペルミスをまず確認しましょう。
「TRUE」や「FALSE」も同様にチェックが必要です。

1-2.　誤りやすい綴り一覧

間違いやすい綴りをまとめました。参考にしてください。

2.　VLOOKUPの #NAME? エラーの対策

関数の綴りがわからないときは、関数作成用ツールを使いましょう。カンに頼るのは失敗のもとです。

2-1.　関数作成ツールの使い方

≫　解説図のPDFファイル

商品マスタを作成する際に使用した解説図をご紹介します。仕入先コードを入力すると仕入先名が自動転記される数式です。

以下、具体的な手順です。

(1) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(2) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(3) 検索値を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックし、検索値を入力するセルを選択します。

(4) 検索範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
検索範囲となる列の番地をドラッグで範囲指定します。

(5) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

以上です。

手順をさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　エクセルの商品マスタ作成を自動転記で入力効率化＆検索100万件でも楽々｜2-2.基本的な数式の作り方

2-2.　正しい綴りは入力後に大文字に変化する

数式の窓に表示される関数の綴りは常に大文字です。

小文字で入力した場合でも大文字に変換されます。もし小文字のままであれば、綴りが間違っているので確認しましょう。

2-3.　#NAME? エラーは必ず解決する｜非表示にしてはいけない

#NAME?エラーは必ず解決しましょう。非表示にしてはいけません。

他のエラーの中には一時的に発生するために非表示にしておくものもあります。例えば検索値が未入力のために発生する「#N/A」エラーなどです。こういったエラーはデータが完成すれば解消する場合が多いので、IFERRORなどと組み合わせて非表示にする場合があります。

しかし、#NAME? エラーは綴りが間違っているために出ているエラーです。綴りを訂正しておかない限り、いつまでもエラーが出続けます。いつか解消するであろう他のエラーとは区別すべきです。

VLOOKUPのエラー全般についてお困りの方は、次の記事も参照ください。
≫　#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0｜エラーの原因と対策～VLOOKUP

【完全版】VLOOKUPのエラー｜#N/A｜#NAME｜＃REF｜#VALUE｜0になる｜原因と解決法＆対策のすべてVLOOKUPのエラーでお困りのあなた、出ているエラーの文字を読みましたか？ パニックにならず落ち着いて、まず表示

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まとめ｜#NAME?エラーは数式の綴り間違いのため今すぐに直す

この記事では、#NAME? エラーの原因と対策を解説しました。

数式の綴りに誤りがある場合に発生します。綴りを直さない限りいつまでも出続けるので、放置しないようにしましょう。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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この記事ではエクセルでの成績管理をVLOOKUPを用いて効率化する方法を解説します。
VLOOKUPのメリットや注意点もあわせて参考にしてください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページではPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

お急ぎの方は、下記から該当箇所へ移動してください。

この記事を読めば、成績管理の単純入力作業を大幅に削減できます。模試の数が増えても大丈夫。

生徒別の成績分析がしやすくなり、よりきめ細かな指導をできるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

1.　VLOOKUPの基礎知識と処理のイメージ

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。

処理の流れをイメージすると下図のようになります。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPの処理のイメージ】
❶ 検索値を所定のセルに入力
❷ 検索値と一致するものを、検索範囲の最左列を上から順に探す
❸ 検索値と一致する値を発見！（近似値の場合もあり）
❹ その行の左から○列目を返す（○は式で指定）
❺ 検索結果として表示

VLOOKUPの数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識をさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

2.　エクセル形式の点数データを自動転記するVLOOKUPの使い方

この章では、エクセル形式の点数データを、VLOOKUPを使って自動転記する方法を解説します。受験番号が特定できれば一発で転記できます。

2-1.　受験番号を手掛かりに点数が自動転記される仕組み

受験番号を手掛かりに点数が自動転記される仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 受験番号を所定の欄に入力する
❷ 各模試の点数データから一致する受験番号を探す
❸ 一致する受験番号を見つけたら対応する点数を特定する
❹ 特定した点数を所定のセルに自動転記する

結果一覧の一番上のセル「D3」の数式は次のとおりです。

(※1) A～F列の最下行まで検索範囲に含まれます。「$」をつけることで数式をコピーしても変化しません。

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。他の生徒の点数の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

2-2.　受験番号を手掛かりに点数を自動転記する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、受験番号を手掛かりに点数データを自動転記する数式の作り方を解説します。
完成形の数式は下記のとおりです。

集計先の一番左上のセル「D2」の数式は下記のとおりです。

(※)転記元の点数データは「X塾模試」というシートにあります。

次に、ステップ順に解説します。

(1) 関連するシートを一つのファイルに集める（可能な限り）

関連するシートはできるだけ一つのファイルに集めましょう。複数のファイルにまたがると、つながりが切れたりして転記ミスが起きやすいからです。
どうしても分かれる場合でも、同じフォルダ内に置くなどして管理しやすいようにしましょう。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 受験番号を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
転記先の受験番号のセルを選択します。
「検索値」の欄に「C3」と表示されたら、Cの手前に「$」を付けてください。
「$C3」となればOKです。

(5) 点数データの範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
点数データの列の番地A～Fをドラッグで範囲指定します。
「範囲」の欄に「X塾模試!A:F」と表示されたら、AとFの手前に「$」を付けてください。
「X塾模試!$A:$F」となればOKです。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおりに、直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

(7) 数式を右へコピーして列番号を整える

「D3」の数式を右へコピーします。
列番号の「2」は変化しないので、科目に応じた列番号に手で書き換えます。

英語	数学	国語	理科	社会
2	3	4	5	6

列番号の書き換えが面倒な方は、COLUMN関数で指定することもできます。
詳しくは下記を参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜6-20.COLUMNで列番号指定

変化する項目/しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピーした際に、変化する項目としない項目があります。項目ごとに確認しながら進めましょう。

(8) 数式を最下行までコピーする

英語～社会までのセルをまとめて最下行までコピーします。
このとき行番号の指定はコピーにあわせて変化するので、手で書き換える必要はありません。

以上ができたら、他の模試の点数データの数式も同様に作成します。

3.　テスト結果一覧から生徒別成績表を自動作成する方法

この章では、エクセルで集計されたテスト結果一覧から、VLOOKUPをつかって生徒別成績表を自動作成する方法を解説します。出席番号を手掛かりに、一人ずつのシートを作成できます。

3-1.　出席番号を手掛かりに生徒別成績表を自動作成する仕組み

出席番号を手掛かりに生徒別成績表を作成する仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動作成の流れ】
❶ 出席番号を所定の欄に入力する
❷ 結果一覧から一致する出席番号を探す
❸ 一致する出席番号を見つけたら対応する点数を特定する
❹ 特定した点数を所定のセルに自動転記する

結果一覧の生徒名を表示させるセル「B2」と、点数の一番左上のセル「E2」の数式は次のとおりです。

(※1) A～T列の最下行まで検索範囲に含まれます。「$」をつけることで数式をコピーしても変化しません。

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。他の生徒の点数の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

3-2.　出席番号を手掛かりに生徒別成績表を自動作成する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、結果一覧から生徒別成績表を自動作成する数式の作り方を解説します。
完成形の数式は下記のとおりです。

(1) 関連するシートを一つのファイルに集める（可能な限り）

関連するシートはできるだけ一つのファイルに集めましょう。複数のファイルにまたがると、つながりが切れたりする転記ミスが起きやすいからです。
どうしても分かれる場合でも、同じフォルダ内に置くなどして管理しやすいようにしましょう。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 出席番号を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
転記先の出席番号のセルを選択します。
「検索値」の欄に「A2」と表示されたら、「$」を付けて「$A$2」としてください。

このシートのすべてのVLOOKUPはこの出席番号を手掛かりに検索するからです。
行と列の両方に「$」をつけることで、シート上のどこに数式をコピーしても常に検索値を出席番号にすることができます。

(5) 点数データの範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
結果一覧の列の番地A～Tをドラッグで範囲指定します。
「範囲」の欄に「結果一覧!A:T」と表示されたら、AとTの手前に「$」を付けてください。
「結果一覧!$A:$T」となればOKです。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおりに、直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

(7) 数式を点数のセル「E2～I4」にコピーする

セル「B2」に生徒名が正しく表示されていることを確認してください。OKなら「B2」の数式をコピーして、点数のセル「E2～I4」すべてに貼り付けます。

(※)貼り付け直後は、すべてのセルに生徒名が表示されますが、現時点ではOKです。

(8) 列番号を手で書き換える

列番号がすべて同じになっているので、科目と模試にあわせて手で書き換えます。
具体的には、下記になります。

【列番号】	英語	数学	国語	理科	社会
X塾模試	4	5	6	7	8
Y塾模試	10	11	12	13	14
Z塾模試	16	17	18	19	20

列番号の書き換えが面倒な方は、COLUMN関数で指定することもできます。
詳しくは下記を参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜6-20.COLUMNで列番号指定

4.　判定表をもとに点数を自動判定する方法

この章では、判定表にそって点数を自動的に判定するVLOOKUPの式を解説します。近似値検索を使いますので、これまでの完全一致検索との違いを理解することが重要です。

4-1.　判定表をもとに点数を自動判定する仕組み

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 判定したい点数が表示される
❷ 判定表から一致する点数を探す
❸ 一致する点数があった場合は、対応する判定結果を特定する
❹ 一致する点数が無かった場合は、検索値を超えない最も近い判定結果を特定する
❺ 特定した判定結果を所定のセルに自動転記する

判定結果の一番上のセル「L2」の数式は次のとおりです。

(※1) A～B列の最下行まで検索範囲に含まれます。「$」をつけることで数式をコピーしても変化しません。

(※2) 「FALSE」にしてしまうと、一致する点数が見つからない場合エラーを返してしまいます。一致する点数が無い場合に近似値を見つけて返すよう、「TRUE」を選びましょう。

検索方法：TRUEとFALSEの違い

≫　解説図のPDFファイル

「TRUE」と「FALSE」の結果の違いを整理しました。使い分ける際の参考にしてください。

≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

4-2.　判定表をもとに点数を自動判定する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、判定表をもとに点数を自動判定する数式の作り方を解説します。
完成形の数式は下記のとおりです。

(※)判定表は「判定表」というシートにあります。

次に、ステップ順に解説します。

(1) 関連するシートを一つのファイルに集める（可能な限り）

関連するシートはできるだけ一つのファイルに集めましょう。複数のファイルにまたがると、つながりが切れたりする転記ミスが起きやすいからです。
どうしても分かれる場合でも、同じフォルダ内に置くなどして管理しやすいようにしましょう。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 受験番号を入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
判定したい点数のセルを選択します。
「検索値」の欄に「K2」と表示されたらOKです。

(5) 判定表の範囲を指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
判定表の列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。
「範囲」の欄に「判定表!A:B」と表示されたら、AとFの手前に「$」を付けてください。
「判定表!$A:$B」となればOKです。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおりに、直接入力します。

列番号	2
検索方法	TURE

点数判定におけるIFとTRUE検索の数式の比較

≫　解説図のPDFファイル

もしIFを使って同様の判定式を作ると上記のようになります。点数の刻みを増やすと、その分数式も長くなっていきます。
一方、TRUE検索であれば、点数の刻みを増やしたい場合、判定表の行数を増やすだけで対応できます。数式は変更不要です。

（注意）点数の刻みを増やした場合、判定表の点数の列は昇順に並べる必要があります。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　超図解！VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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5.　エクセルの成績管理の作成でVLOOKUPを使うメリット

この章では、エクセルの成績管理の作成でVLOOKUPを使うメリットを解説します。

5-1.　数字の転記をミスなく効率化できる

数式が正しければ、生徒数や点数データの数に関係なく、自動で転記できます。
行数は100万行あっても検索できるので、全国模試などがあっても問題なく抽出できます。
列数も1万超でも検索可能です。たくさんの模試を受けていても一元管理できます。

VLOOKUPの検索可能数については下記の記事で詳しく解説しています。
≫　エクセルの社員名簿作成を自動入力で効率化｜検索＆転記もVLOOKUPで一発処理～6-1.　社員名簿が膨大な人数でも簡単に検索可能

5-2.　元データの変更がすぐに反映される

何らかの事情で元データを変更しても、集計結果に即時に反映されます。平均点や判定結果も同様に更新されます。
手計算であれば電卓を叩き直す必要があるところ、エクセルではそういったことは不要です。

5-3.　独自のテーブルで成績判定できる

判定表を変更すれば、判定結果も連動して変わります。独自の刻み幅で判定結果を出したい場合、独自の判定表を作成して組み込めばOKです。

点数だけでなく偏差値などの数値を判定することもできます。

6.　エクセルの成績管理の作成でVLOOKUPを使う際の注意点

エクセルの成績管理でVLOOKUPを使う際、幾つか注意点があります。

6-1.　点数データに空白がある場合対策が必要

≫　解説図のPDFファイル

点数データに空白がある場合、注意が必要です。VLOOKUPは検索対象のセルが空欄の場合、検索結果に０が表示されるからです。
受験して0点だった場合との見分けがつきません。そのまま集計すると平均点を下げてしまいます。

対策として、IFと組み合わせる方法をご紹介します。

6-2.　点数データや判定表のフォーマットに一定のルールが必要

点数データや判定表などの検索対象となる表のフォーマットには、一定のルールが求められます。
主なルールは次のとおりです。

(※)検索値とは受験番号や出席番号など、検索の際に手掛かりになる値のこと

VLOOKUPの検索範囲の表の作り方について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

6-3.　元データが壊れるとすべての結果に影響する

元データが壊れると、転記先のすべての結果に影響します。ファイルの破損だけでなく、うっかり削除したりしてしまうこともあるので注意が必要です。

関連するデータはできるだけ一つのファイルにまとめましょう。バックアップをとるときも一つのファイルをコピーしておけばいいからです。もし複数のファイルにまたがっていると、片方をコピーしたときに参照先が移動してしまうおそれがあるので注意してください。

まとめ｜VLOOKUPは転記・集計・成績判定で威力を発揮！

エクセルでの成績管理について、VLOOKUPを使えば劇的に効率化できることを解説しました。

あわせてVLOOKUPのメリットや注意点も解説しました。

再確認したい方は、下記から該当箇所を辿ってください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページではPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

この記事を読めば、成績管理の単純入力作業を大幅に削減できます。模試の数が増えても大丈夫です。

生徒別の成績分析がしやすくなり、よりきめ細かな指導をできるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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エクセルでお困りのことがありましたら、『エクセルの窓口』で検索してください。

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社員名簿を作るとき

■ 自動転記でラクしたい
■ 入力ミスや表記揺れを無くしたい
■ 変更点を一括更新したい

社員名簿を検索するとき

■ 膨大な社員数でも簡単に取り出したい
■ 変更点をリアルタイムに更新したい
■ 名簿をサーバーにおいて共有したい

この記事ではエクセルの社員名簿管理をVLOOKUP関数を用いて効率化する方法を解説します。
VLOOKUPのメリットや注意点もあわせて参考にしてください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

お急ぎの方は、下記から該当箇所へ移動してください。

この記事を読めば、社員名簿作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有し有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

1.　VLOOKUPの基礎知識と処理のイメージ

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。

処理の流れをイメージすると下図のようになります。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPの処理のイメージ】
❶ 検索値を所定のセルに入力
❷ 検索値と一致するものを、検索範囲の最左列を上から順に探す
❸ 検索値と一致する値を発見！
❹ その行の左から○列目を返す（○は式で指定）
❺ 検索結果として表示

VLOOKUPの数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識をさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

2.　エクセルの社員名簿をラクに作れるVLOOKUPの使い方

この章では、エクセルの社員名簿を作る際に、VLOOKUPの自動転記を使ってラクにする方法を解説します。お急ぎの方は下記チャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

2-1.　部門名が自動転記される仕組み

部門コードを手掛かりに部門名が自動転記される仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 部門コードを所定の欄に入力する
❷ 部門マスタから同じ部門コードを探す
❸ 一致する部門コードを見つけたら対応する部門名を特定する
❹ 特定した部門名を所定のセルに自動転記する

部門名の一番上のセル「H2」の数式は次のとおりです。

(※1) A～B列の最下行まで検索範囲に含まれます。
指定方法には、長方形で囲む方法もあります。
≫　範囲指定の方法について詳しく知りたい方はこちら

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。部門名の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

2-2.　基本的な数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、社員名簿に部門名が自動転記される数式の作り方を解説します。

社員名簿の部門名の一番上のセル「H2」に作成する数式は、次のとおりです。

部門マスタと社員名簿が同じシートにあるシンプルなパターンです。
別シートや別ファイルにする場合はこちら　≫　2-4.

(1) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(2) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(3) 部門コードを入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
参照先の部門コードのセルを選択します。
このとき「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(4) 部門マスタを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
部門マスタの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。
このとき「範囲」の欄に「A:B」が入力されたことを確認してください。

(5) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

以上です。

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

2-3.　自動転記する項目を追加する方法

≫　解説図のPDFファイル

自動転記する項目を新たに追加する方法を解説します。具体的には、部門マスタに「拠点」を追加し、社員名簿へも自動転記できるようにします。

ここで作成する数式は、次のとおりです。

(1) 検索値に「$」を付けて部門コードの指定を固定する

数式の1つ目の項目のうち、列にだけ「$」を付けて「$G2」にします。数式を右にコピーしても部門コードのあるG列を引き続き指定できるようにするためです。

もし「$」がないと、隣にコピーしたときに「G2」→「H2」と変化してしまいます。これでは部門コードのあるセルを正しく指定できません。
一方、行番号の「2」には「$」を付けません。下にコピーしたときに「G3」「G4」・・・と変化していって欲しいからです。

変化する項目/しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピーした際に、変化する項目としない項目があります。項目ごとに確認しながら進めましょう。

(2) 部門マスタの範囲指定を拡張し「$」を付ける

部門マスタの項目を増やしたので、範囲指定を「A:B」から「A:C」へと拡張します。

さらに「$」を付けて「$A:$C」にします。数式をコピーしても引き続きＡ～C列を指定できるようにするためです。

(3) 数式をコピーした後、列番号の指定を「拠点」のある列に変更する

部門名のセル「H2」にある数式を、隣の拠点のセル「I2」へコピーします。この操作では数式は変化しません。「検索値」と「検索範囲」の列に「$」を付けたからです。

(4) 数式を最下行までコピーする

メンテした2つの数式を最下行までコピーします。このとき、検索値の「$G2」の数字部分だけが、「$G3」 「$G4」・・・「$G6」へと変化していることを確認しましょう。

以上が、部門マスタに新たに「拠点」を追加する方法です。

2-4.　別ファイルから自動転記する方法

≫　解説図のPDFファイル

別ファイルにある部門マスタからも自動転記できます。数式は次のとおりです。別ファイルを開いているか閉じているかで、見え方が異なるので注意してください。

（※）部門マスタのファイルのプロパティ
ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 管理フォルダ
ファイル名 ： 部門管理.xlsx
シート名　 ： 部門マスタ

記述方法について詳しくはこちら　≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

数式の作り方は下記のようになります。基本的な部分は、部門マスタが同じシートにある場合と変わりません。ファイルの取り扱い部分だけが異なります。

≫　解説図のPDFファイル

(1) 部門マスタのあるファイルを先に開く

部門マスタのあるファイルをあらかじめ開いておきましょう。
次にある関数作成用ツールを開いてしまうと、他のエクセルファイルを開く操作ができなくなるからです。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用ツールを開く

社員名簿内の数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 部門コードの入力場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
部門コードの入力場所となるセルを選択します。
このときダイアログの「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(5) 部門マスタを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
部門マスタのエクセルファイルの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。

このとき「範囲」の欄に「[部門管理.xlsx]部門マスタ!A:B」が入力されたことを確認してください。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

以上です。

参照ファイルの記述ルールと注意点

数式に別シートや別ファイルを組み込む場合、次のように記述します。

数式を作成している間は部門マスタを開いているので、ドライブ名やフォルダ名は出ていません。部門マスタだけ先に閉じると出てきて、開くと再び消えてしまいます。

ドライブ名やフォルダ名は数式を作る際には入力しないため、ファイルを閉じたときに突然出てくると戸惑うかもしれません。見た目が違いますが、両者は同じ数式です。

2-5.　部門マスタの件数を増やす方法

部門マスタの件数を追加したい場合は、部門マスタに行を追加するだけでOKです。行間に挿入してもいいですし、末尾に追加しても構いません。

部門マスタの範囲指定を「A:B」のように列全体で指定しているので、行が増えても数式は変更ありません。

検索範囲の指定方法の違いについて、詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　超図解！VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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3.　エクセルの社員名簿の作成でVLOOKUPを使うメリット

この章では、エクセルの社員名簿の作成にVLOOKUPを使うメリットを解説します。

3-1.　同じ文字の繰り返し入力を減らせる

VLOOKUPを使えば、同じ文字を繰り返し入力するのを減らせます。同じ部門名や拠点が何度出てきても、部門コードを入力するだけで部門マスタから自動転記できます。

3-2.　文字の表記を統一できる（表記揺れを防げる）

リストから転記するので、文字の表記を統一できます。いわゆる「表記揺れ」を防げるわけです。

参考に表記揺れの具体例を紹介します。

3-3.　一括変更に漏れなく対応できる（組織変更など）

組織変更で部門名が変更になっても、漏れなく簡単に対応できます。
手作業の場合、該当データをすべて手で変更する必要があります。VLOOKUPを使っていれば、部門マスタをメンテするだけで、社員名簿の部門名を漏れなく一括更新できます。

変更前の古い名称が混在するといった事態を防げるわけです。

3-4.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは検索範囲としてネットワーク上の共有ファイルを指定することができます。
組織変更の際に総務部が部門マスタを更新すれば、リアルタイムに情報共有できます。

3-5.　作業の分担・効率化が図れる

社員名簿と部門マスタを分けることで、それぞれ別の人が同時にメンテできます。業務分担により効率化が図れるわけです。
ファイルが一つだと誰かが開いているときに「読み取り専用」になってしまい、編集できません。しかし別々のファイルであればその心配はありません。ネットワークでつながれていれば、拠点が離れていても分担可能です。

4.　エクセルの社員名簿の作成でVLOOKUPを使う際の注意点

社員名簿の作成でVLOOKUPを使う際、幾つか注意点があります。

4-1.　部門マスタのフォーマットに一定のルールが必要

部門マスタのフォーマットには、一定のルールが求められます。

特に部門コードは重複しないようにしましょう。なぜならVLOOKUPは同じコードが2つ以上あっても、一番上のデータしか返さないからです。

重複がないかを一括チェックする方法を知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

VLOOKUPの検索範囲の表の作り方について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

4-2.　部門マスタに間違いがあると被害が大きくなる

部門マスタに間違いがあると、そのデータが転記されるすべてのファイルに間違いが伝播します。自動転記されるので間違いが何倍にも膨れ上がってしまうわけです。
また部門マスタが完成すると、以後は自動転記に頼ってしまい、細かな注意を払わなくなります。いっそう間違いに気付きにくくなります。

4-3.　部門マスタが壊れたら社員名簿も壊れる

部門マスタが壊れたら、社員名簿も同時に壊れます。リアルタイムな機能がかえってあだとなるわけです。
原因として、部門マスタの一部あるいは全部を削除してしまったり、ファイルを別の場所に移動させてしまったり、などがあげられます。

入力済みのデータを固定させたい場合は、セルをコピー＆「値貼り付け」して、数式を値に変えてしまいましょう。
ただし部門マスタとの連携はなくなり、更新情報が反映されなくなります。今後変更がないデータにだけ適用しましょう。

5.　エクセルの社員名簿からVLOOKUPを使ってデータを取り出す方法

この章では、エクセルで作成した社員名簿から、VLOOKUPを使って必要なデータを取り出す方法を解説します。

お急ぎの方は下記のチャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

5-1.　社員名簿から社員番号を手掛かりにデータを取り出す仕組み

≫　解説図のPDFファイル

上の図は、社員名簿から社員番号を手掛かりに検索し、連絡先を取り出す仕組みです。

連絡先を表示させるセル（I2）の数式は、次のとおりです。

(※1)「$」をつけずに「A:D」とすることもできます。ただし、数式を移動/コピーすると同時にずれてしまいます。ミスを防ぐためにも「$」をつけておきましょう。
≫　「$」について詳しく知りたい方はこちら

また、「$A$1:$D$4」のようにセル番地での範囲指定もできます。ただし、社員名簿の行数を増やすと、数式もあわせて変更する必要があります。
その点「$A:$D」のように列で指定しておけば、A～D列の最下行まで指定範囲に含まれるので、範囲の変更は不要になります。
≫　範囲指定の仕方について詳しく知りたい方はこちら

(※2) 「FALSE」か「TRUE」かの二択になりますが、ここでは必ず「FALSE」を選びましょう。

5-2.　社員名簿と数式が同じシートにある場合の数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

上図は、VLOOKUPの使い方の手順です。数式と社員名簿が同じシート内にある場合を想定しています。

あらかじめ社員番号の入力欄にコードを入れておけば、数式をつくりながらチェックができて便利です。

数式の作り方をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-2.基本的な数式の作り方

5-3.　社員名簿と数式が別ファイルにある場合の数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

上図は、社員名簿が別ファイルにある場合の数式の作り方です。ステップ順に確認したい方はこちらを参照してください。
≫　2-4.別ファイルから自動転記する方法

例えば下記の場所にある社員名簿を参照する数式は下記になります。

ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 社員管理フォルダ
ファイル名 ： 社員名簿ファイル.xlsx
シート名　 ： 社員名簿

別ファイルにある社員名簿を検索する場合の記述ルールについて詳しくはこちら
≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

5-4.　VLOOKUPのカスタマイズの仕方

次に、カスタマイズの仕方を解説します。

≫　解説図のPDFファイル

上図は、検索する項目に変更を加えたときの数式の違いを解説したものです。必要に応じて自分なりにアレンジすることで、より理解が深まりイメージがわきやすくなります。

社員名簿に新たに「メールアドレス」を追加する方法

社員名簿に新たに「メールアドレス」を追加する方法を解説します。

【変更手順】
❶ 社員名簿の右側にメールアドレスの列（E列）を追加する
❷ 数式の検索範囲の指定を拡張する（$A:$D→$A:$E）
❸ 返す列の番号を変更する（4→5）

変更後の数式は次のとおりです。

項目の追加をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-3.自動転記する項目を追加する方法

社員名簿の人数を増やす方法

社員名簿の人数を増やす場合は、社員名簿に行を追加するだけです。間に挿入しても、末尾に追加しても構いません。

その際、一番左の列に入力する社員番号は、既存の社員番号と重複してはいけません。その他の項目も表のフォーマットに合わせて入力します。

なお、社員名簿の範囲指定については、列全体を指定しているので、行が増えても数式は変更ありません。

検索範囲の指定方法の違いについて、詳しく知りたい方は下記を参照ください。
VLOOKUPの教科書｜検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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6.　エクセルの社員名簿の検索でVLOOKUPを使うメリット

エクセルの社員名簿の検索でVLOOKUPを使うメリットは、次のとおりです。

6-1.　社員名簿が膨大な人数でも簡単に検索可能

≫　解説図のPDFファイル

社員名簿に膨大な人数があっても、同じ式で簡単に検索できます。Max100万点まで可能です。

横方向は16000列

ちなみに横方向へはどのぐらいまで検索できるかというと、列の数は約16000まで可能です。

≫　解説図のPDFファイル

なお、列番号のアルファベットの増え方は下記のようになります。

A　B　C・・・X　Y　Z　AA　AB　AC・・・ZX　ZY　ZZ　AAA　AAB　AAC・・・XFB　XFC　XFD

6-2.　社員名簿を更新したら検索結果もリアルタイムに反映される

社員名簿を更新すると、検索結果もリアルタイムに反映されます。

社員の苗字が変更になったり部署が異動したりしても、社員名簿をメンテすればすぐに反映されます。手入力にありがちな「変更が漏れてて古い情報で印刷してしまった」といったミスを減らすことができるのです。

6-3.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは、社内ネットワーク上の共有ファイルを検索できます。

サーバーにある社員名簿を、各部署で共有できるわけです。

7.　エクセルの社員名簿の検索でVLOOKUPを使う際の注意点

社員名簿の検索でVLOOKUPを使う際、幾つかの注意点があります。

7-1.　必要なデータが社員番号より左側にあると返せない

社員名簿において、検索値である社員番号より左側にあるデータは返せません。社員番号は社員名簿の一番左の列に位置する必要があります。

社員名簿の作成について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

7-2.　検索結果は同時に２つ以上返せない

社員名簿の中に同じ社員番号があっても、１つしか返せません。一番上にあるものを処理したら、下に同じ社員番号があっても無視されます。
社員番号は重複しないようにしましょう。

社員番号に重複がないかチェックする方法はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

7-3.　社員番号が横方向に並ぶ表は検索できない

社員名簿のフォーマットにおいて、社員番号が横方向に並んでいる表は検索できません。必ず、社員番号は縦に並んでいる必要があります。

まとめ｜VLOOKUPで入力作業や検索を大幅に省力化できる

このように、社員名簿の管理運用にVLOOKUPを使えば劇的に効率化できます。膨大な人数であっても、一発で必要なデータを取り出すことができます。

社員名簿を作るとき

■ 自動転記で入力作業が効率化
■ 入力ミスや表記揺れを減らせる
■ 変更点があれば一括更新できる

社員名簿を検索するとき

■ 膨大な人数でも簡単に取り出せる
■ 変更点はリアルタイムに更新できる
■ 名簿をサーバーにおいて情報共有できる

あわせてVLOOKUPのメリットや注意点も解説しました。

再確認したい方は、下記から該当箇所を辿ってください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

VLOOKUPで社員名簿作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有して有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れるようになることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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エクセルでお困りのことがありましたら、『エクセルの窓口』で検索してください。

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商品マスタを作るとき

■ 自動転記でラクしたい
■ 入力ミスや表記揺れを無くしたい
■ 変更点を一括更新したい

商品を検索するとき

■ 膨大な点数でも簡単に取り出したい
■ 変更点をリアルタイムに更新したい
■ 商品マスタをサーバーにおいて共有したい

この記事ではエクセルの商品マスタの管理をVLOOKUP関数も用いて効率化する方法を解説します。
VLOOKUPのメリットや注意点もあわせて参考にしてください。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

この記事を読めば、商品マスタ作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有し有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　超図解！VLOOKUP｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

1.　VLOOKUPの基礎知識と処理のイメージ

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。

処理の流れをイメージすると下図のようになります。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPの処理のイメージ】
❶ 検索値を所定のセルに入力
❷ 検索値と一致するものを、検索範囲の最左列を上から順に探す
❸ 検索値と一致する値を発見！
❹ その行の左から○列目を返す（○は式で指定）
❺ 検索結果として表示

VLOOKUPの数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識についてさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート～VLOOKUP関数

2.　エクセルの商品マスタをラクに作れるVLOOKUPの使い方

この章では、エクセルの商品マスタを作る際に、VLOOKUPの自動転記を使ってラクにする方法を解説します。お急ぎの方は下記チャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

2-1.　仕入先名が自動転記される仕組み

仕入先コードを手掛かりに仕入先名が自動転記される仕組みは、次のとおりです。

≫　解説図のPDFファイル

【VLOOKUPを用いた自動転記の流れ】
❶ 仕入先コードを所定の欄に入力する
❷ 仕入先リストから一致する仕入先コードを探す
❸ 見つけたコードに対応する仕入先名を特定する
❹ 特定した仕入先名を所定のセルに自動転記する

仕入先名の一番上のセル「H2」の数式は次のとおりです。

(※2) 「TRUE」にしてしまうと一致するコードがなくても、近い値を見つけて返してしまいます。仕入先の転記間違いを防ぐためにも、「FALSE」を選びましょう。
≫　「FALSE」「TRUE」の選び方について詳しく知りたい方はこちら

2-2.　基本的な数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

この章では、商品マスタに仕入先名が自動転記される数式の作り方を解説します。

商品マスタの仕入先名の一番上のセル「H2」に作成する数式は、次のとおりです。

仕入先リストと商品マスタが同じシートにあるシンプルなパターンです。
別シートや別ファイルにする場合はこちら　≫　2-4.

(1) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(2) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(3) 仕入先コードを入力する場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
参照先の仕入先コードのセルを選択します。
このとき「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(4) 仕入先リストを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
仕入先リストの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。
このとき「範囲」の欄に「A:B」が入力されたことを確認してください。

(5) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

以上です。

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

2-3.　自動転記する項目を追加する方法

≫　解説図のPDFファイル

自動転記する項目を新たに追加する方法を解説します。具体的には、仕入先リストに「担当者名」を追加し、商品マスタへも自動転記できるようにします。

ここで作成する数式は、次のとおりです。

(1) 検索値に「$」を付けて仕入先コードの指定を固定する

数式の1つ目の項目のうち、列にだけ「$」を付けて「$G2」にします。数式をコピーしても、引き続き仕入先コードのあるG列を指定できるようにするためです。

もし「$」がないと、隣にコピーしたときに「G2」→「H2」と変化してしまいます。これでは仕入先コードのあるセルを正しく指定できません。
一方、行番号の「2」には「$」を付けません。下にコピーしたときに「G3」「G4」・・・と変化していってほしいからです。

変化する項目/しない項目

VLOOKUPでは数式を移動/コピーした際に、変化する項目としない項目があります。項目ごとに確認しながら進めましょう。

(2) 仕入先リストの範囲指定を拡張し「$」を付ける

仕入先リストの項目を増やしたので、範囲指定を「A:B」から「A:C」へと拡張します。

さらに「$」を付けて「$A:$C」とします。数式をコピーしても引き続きＡ～C列を指定できるようにするためです。

(3) 数式をコピーした後、列番号の指定を「担当者名」のある列に変更する

仕入先名のセル「H2」にある数式を、隣の担当者名のセル「I2」へコピーします。この操作では数式は変化しません。「検索値」と「検索範囲」の列に「$」を付けたからです。

(4) 数式を最下行までコピーする

メンテした2つの数式を最下行までコピーします。このとき、検索値の「$G2」の数字部分だけが、「$G3」 「$G4」・・・「$G6」へと変化していることを確認しましょう。

以上が、仕入先に新たに仕入先「担当者名」を追加する方法です。

2-4.　別ファイルから自動転記する方法

≫　解説図のPDFファイル

別ファイルにある仕入先リストからも自動転記できます。数式は次のとおりです。別ファイルを開いているか閉じているかで、見え方が異なるので注意してください。

（※）仕入先リストのファイルのプロパティ
ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 購買部
ファイル名 ： 仕入先管理.xlsx
シート名　 ： 仕入先リスト

記述方法について詳しくはこちら　≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

数式の作り方は下記のようになります。基本的な部分は、仕入先リストが同じシートにある場合と変わりません。ファイルの取り扱い部分だけが異なります。

≫　解説図のPDFファイルはこちら

(1) 仕入先リストのファイルを先に開く

仕入先リストのファイルをあらかじめ開いておきましょう。
次にある関数作成用ツールを開いてしまうと、他のエクセルファイルを開く操作ができなくなるからです。

(2) 数式を作成するセルを選択し関数作成用のツールを開く

商品マスタ内の数式を作成するセルを選択し、メニュー欄にある「fx」をクリックします。

(3) VLOOKUP関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「VLOOKUP」と入力し、検索して呼び出します。

(4) 仕入先コードの入力場所を指定する

「関数の引数」ダイアログが開くので、「検索値」の欄をクリックします。
仕入先コードの入力場所となるセルを選択します。
このとき「検索値」の欄に「G2」が入力されたことを確認してください。

(5) 仕入先リストを指定する

「関数の引数」ダイアログの「範囲」の欄をクリックします。
仕入先リストの列の番地A～Bをドラッグで範囲指定します。

このとき「範囲」の欄に「[仕入先管理.xlsx]仕入先リスト!A:B」が入力されたことを確認してください。

(6) 「列番号」と「検索方法」を直接入力する

「列番号」と「検索方法」を下記のとおり直接入力します。

列番号	2
検索方法	FALSE

各項目の設定について詳しく知りたい方はこちら　≫　2-1.

以上です。

参照ファイルの記述ルールと注意点

数式に別シートや別ファイルを組み込む場合、次のように記述します。

数式を作成している間は仕入先リストを開いているので、ドライブ名やフォルダ名は出ていません。仕入先リストだけ先に閉じると出てきて、開くと再び消えてしまいます。

 

ドライブ名やフォルダ名は数式を作る際には入力しないため、ファイルを閉じたときに突然出てくると戸惑うかもしれません。見た目が違いますが、両者は同じ数式です。

2-5.　仕入先の件数を増やす方法

仕入先の件数を追加したい場合は、仕入先リストに行を追加するだけでOKです。行間に挿入してもいいですし、末尾に追加しても構いません。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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3.　エクセルの商品マスタの作成でVLOOKUPを使うメリット

この章では、エクセルの商品マスタの作成にVLOOKUPを使うメリットを解説します。

3-1.　同じ文字の繰り返し入力を減らせる

VLOOKUPを使えば、同じ文字を繰り返し入力するのを減らせます。仕入先名や担当者名などが何度出てきても、仕入先コードを入力するだけで仕入先リストから自動転記できます。

3-2.　文字の表記を統一できる（表記揺れを防げる）

リストから転記するので、文字の表記を統一できます。いわゆる「表記揺れ」を防げるわけです。

参考に表記揺れの具体例を紹介します。

3-3.　一括変更に漏れなく対応できる（社名変更など）

仕入先情報の変更にも、漏れなく簡単に対応できます。
手作業の場合、該当データをすべて手で変更する必要があります。VLOOKUPを使っていれば、仕入先リストを変更するだけで、商品マスタの仕入先名を漏れなく一括更新できます。担当者の交代なども同様です。

変更前の古い社名や新旧の担当者名が混在するといった事態を防ぐことができます。

3-4.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは検索範囲として社内ネットワーク上の共有ファイルを指定することができます。
例えば購買部門が新規の仕入先情報を入手していち早く仕入先リストに入力すれば、リアルタイムに社内で情報共有できます。

3-5.　作業の分担・効率化が図れる

商品マスタと仕入先リストを分けることで、それぞれ別の人が同時にメンテできます。業務分担による効率化が図れるわけです。
ファイルが一つだと誰かが開いているときに「読み取り専用」になってしまい、編集できません。しかし別々のファイルであればその心配はありません。ネットーワークでつながれていれば、拠点が離れていても分担可能です。

4.　エクセルの商品マスタの作成でVLOOKUPを使う際の注意点

商品マスタの作成でVLOOKUPを使う際、幾つか注意点があります。

4-1.　仕入先リストのフォーマットに一定のルールが必要

仕入先リストのフォーマットには、一定のルールが求められます。

特に仕入先コードは重複しないようにしましょう。なぜならVLOOKUPは同じコードが2つ以上あっても、一番上のデータしか返さないからです。

重複がないかを一括チェックする方法を知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

VLOOKUPの検索範囲の表の作り方について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

4-2.　仕入先リストに間違いがあると被害が大きくなる

仕入先リストに間違いがあると、そのデータが転記されるすべてのファイルに間違いが伝播します。自動転記されるので間違いが何倍にも膨れ上がってしまうわけです。
また仕入先リストが完成すると、以後は自動転記に頼ってしまい、細かな注意を払わなくなります。さらに間違いに気付きにくくなります。

4-3.　仕入先リストが壊れたら商品マスタも壊れる

仕入先リストが壊れたら、商品マスタも同時に壊れます。リアルタイムな機能がかえってあだとなるわけです。
原因として、仕入先リストの一部あるいは全部を削除してしまったり、ファイルを別の場所に移動させてしまったり、などがあげられます。

入力済みのデータを固定させたい場合は、セルをコピー＆「値貼り付け」して、数式を値に変えてしまいましょう。
ただし仕入先リストとの連携はなくなり、仕入先リストの更新情報が反映されなくなります。今後変更がないデータだけに適用しましょう。

5.　エクセルの商品マスタからVLOOKUPを使ってデータを取り出す方法

この章では、エクセルで作成した商品マスタから、VLOOKUPを使って必要な情報を取り出す方法を解説します。

お急ぎの方は下記のチャートより、目的に応じたリンクを辿ってください。

5-1.　商品マスタから商品コードを手掛かりにデータを取り出す仕組み

≫　解説図のPDFファイル

上の図は、商品マスタから商品コードを手掛かりに検索し、「単価」を取り出す仕組みです。

単価を表示させるセル（H2）の数式は、次のとおりです。

(※1)「$」をつけずに「A:D」とすることもできます。ただし、数式を移動/コピーすると同時にずれてしまいます。ミスを防ぐためにも「$」をつけておきましょう。
≫　「$」について詳しく知りたい方はこちら

また、「$A$1:$D$4」のようにセル番地での範囲指定もできます。ただし、商品マスタの行数を増やすと、数式もあわせて変更する必要があります。
その点「$A:$D」のように列で指定しておけば、A～D列の最下行まで指定範囲に含まれるので、範囲の変更は不要になります。
≫　範囲指定の仕方について詳しく知りたい方はこちら

(※2) 「FALSE」か「TRUE」かの二択になりますが、ここでは必ず「FALSE」を選びましょう。

5-2.　VLOOKUPの使い方1：商品マスタが同じシートにある場合

≫　解説図のPDFファイル

上図は、VLOOKUPの使い方の手順です。数式と商品マスタが同じシート内にある場合を想定しています。

あらかじめ商品コードの入力欄にコードを入れておけば、数式をつくりながらチェックができて便利です。

数式の作り方をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-2.基本的な数式の作り方

5-3.　VLOOKUPの使い方2：商品マスタが別ファイルにある場合

≫　解説図のPDFファイル

上図は、商品マスタが別ファイルにある場合の数式の作り方です。ステップ順に確認したい方はこちらを参照してください。
≫　2-4.別ファイルから自動転記する方法

例えば下記の場所にある商品マスタを参照する場合の数式は下記になります。

ドライブ名 ： X
フォルダ名 ： 購買部
ファイル名 ： 商品管理.xlsx
シート名　 ： 商品マスタ

別ファイルにある商品マスタを検索する場合の記述ルールについて詳しくはこちら
≫　参照ファイルの記述ルールと注意点

5-4.　VLOOKUPのカスタマイズの仕方

次に、カスタマイズの仕方を解説します。

≫　解説図のPDFファイル

上図は、各項目に変更を加えたときの結果を整理したものです。必要に応じて自分なりにアレンジすることで、より理解が深まりイメージがわきやすくなります。

商品マスタに新たに「仕入先」の項目を追加する方法

商品マスタに新たに「仕入先」を追加する方法を解説します。

【変更手順】
❶ 商品マスタの右側に「仕入先」の列（E列）を追加する
❷ 数式の検索範囲の指定を拡張する（$A:$D→$A:$E）
❸ 返す列の番号を変更する（4→5）

変更後の数式は次のとおりです。

項目の追加をステップ順に確認して進めたい方はこちら
≫　2-3.自動転記する項目を追加する方法

商品マスタの商品点数を増やす方法

商品マスタの商品点数を増やす場合は、商品マスタに行を追加するだけです。間に挿入しても、末尾に追加しても構いません。

その際、一番左の列に入力する商品コードは、既存の商品コードと重複してはいけません。その他の項目も表のフォーマットに合わせて入力します。

なお、商品マスタの範囲指定については、列全体を指定しているので、行が増えても数式は変更ありません。

検索範囲の指定方法の違いについて、詳しく知りたい方は下記を参照ください。
VLOOKUPの教科書｜検索範囲の指定方法には「セル指定」と「列指定」がある

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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6.　エクセルの商品マスタの検索でVLOOKUPを使うメリット

エクセルの商品マスタの検索でVLOOKUPを使うと、次のメリットがあります。

6-1.　商品マスタに膨大な商品点数があっても簡単に検索可能

≫　解説図のPDFファイル

商品マスタに膨大な商品点数があっても、同じ式で簡単に検索できます。Max100万点まで可能です。

販売終了になった商品でも商品マスタに残しておけば、いつでも取り出すことが可能です。もし、クレーム対応で過去の商品を至急調べなければならないときでも、商品コードがわかれば即時に探し出せます。

横方向は16000列

ちなみに横方向へはどのぐらいまで検索できるかというと、列の数は約16000まで可能です。

≫　解説図のPDFファイル

なお、列番号のアルファベットの増え方は下記のようになります。

A　B　C・・・X　Y　Z　AA　AB　AC・・・ZX　ZY　ZZ　AAA　AAB　AAC・・・XFB　XFC　XFD

6-2.　商品マスタを更新したら検索結果もリアルタイムに反映される

商品マスタを更新すると、検索結果もリアルタイムに反映されます。

商品名を訂正したり単価を変更したりしても、商品マスタをメンテすればすぐに反映されます。手入力にありがちな「変更が漏れてて古い単価で印刷してしまった」といったミスを減らすことができるのです。

6-3.　データの情報共有ができる

VLOOKUPは、社内ネットワーク上の共有ファイルを検索できます。

例えば、購買部門がサーバーにある商品マスタを最新の状態にしてくれたら、営業マンは常に最新情報をもとに見積作成できるわけです。

7.　エクセルの商品マスタの検索でVLOOKUPを使う際の注意点

商品マスタの検索でVLOOKUPを使う際、幾つかの注意点があります。

7-1.　必要なデータが商品コードより左側にあると返せない

商品マスタにおいて、検索値である商品コードより左側にあるデータは返せません。商品コードは、商品マスタの一番左の列にする必要があります。

商品マスタの作成について、基本的なルールを知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜4-1.検索範囲となる表の作成上の基本ルール

7-2.　検索結果は同時に２つ以上返せない

商品マスタの中に同じ商品コードがあっても、１つしか返せません。一番上にあるものを処理したら、下に同じ商品コードがあっても無視されます。
商品コードは重複しないようにしましょう。

商品コードに重複がないかチェックする方法はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜6-4.重複を「条件付き書式」で一括チェック

7-3.　商品コードが横方向に並ぶ表は検索できない

商品マスタのフォーマットにおいて、商品コードが横方向に並んでいる表は検索できません。必ず、商品コードは縦に並んでいる必要があります。

まとめ｜VLOOKUPで入力作業や検索を大幅に省力化できる

このように、商品マスタの管理運用にVLOOKUPを使えば劇的に効率化できます。膨大な商品点数があっても、一発で必要なデータを取り出すことができます。

商品マスタを作るとき

■ 自動転記で入力作業が効率化
■ 入力ミスや表記揺れを減らせる
■ 変更点があれば一括更新できる

商品を検索するとき

■ 膨大な点数でも簡単に取り出せる
■ 変更点はリアルタイムに更新できる
■ マスタをサーバーにおいて情報共有できる

あわせてVLOOKUPのメリットや注意点も解説しました。

再確認したい方は、下記から該当箇所へ移動してください。

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この記事を読めば、商品マスタ作成時の単純入力作業を大幅に削減できます。完成後も社内で共有して有効活用してください。
そうすればよりクリエイティブな仕事に時間をまわせるようになります。時短にもつながり、残業を減らして早く帰れるようになることでしょう。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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• VLOOKUPのエラーを非表示にしたい
• エクセル2003以前でもできる方法はないか

このようなケースでは、IFとISERRORを組み合わせることで解決します。

この記事では、VLOOKUPのエラーをIFとISERRORを使って非表示にする方法を解説します。

エクセルのバージョンが2007以降であれば、より便利なIFERRORという関数があります。詳しくはこちらの記事を参照ください。
≫　VLOOKUP+IFERROR｜エラー非表示＆複数範囲を一発検索！

VLOOKUPのエラーをIFERRORで非表示＆複数範囲を一発検索VLOOKUPのエラーを非表示にしたいVLOOKUPで複数範囲を検索したい これらは VLOOKUP に IFER

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VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

1.　VLOOKUPのエラーをISERRORで非表示にする方法

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPのエラーを、IF+ISERRORで非表示にする数式は次のとおりです。

【処理の流れ】
❶ ISERRORが前半のVLOOKUPを判定し、エラーなら「TRUE」、正常なら「FALSE」を返す
❷ IFがISERRORの判定結果に応じて条件分岐させる
❸「TURE」なら「””」を返す（つまり空欄となる）
❹「FALSE」なら後半にあるVLOOKUPを実行する

各関数について基礎知識を確認したい方はこちら

VLOOKUPの基礎知識　≫　2-1.
IFの基礎知識　≫　2-2.
ISERRORの基礎知識　≫　2-3.

2.　VLOOKUP、ISERROR、IFの基礎知識

ここではVLOOKUP、ISERROR、IFの基礎知識を解説します。

2-1.　VLOOKUPの基礎知識

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。
数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識についてさらに詳しく知りたい方はこちら
≫VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート　～　VLOOKUP関数

2-2.　ISERRORの基礎知識

ISERRORは、エラーを判定する関数です。「値」の内容がエラーなら「TRUE」、正常なら「FALSE」を返します。
数式は次のとおりです。

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート　～　IS（ISERROR）関数

2-3.　IFの基礎知識

IFは、条件に合致するか否かに応じて処理を分岐させる関数です。「論理式」の条件に合致していれば「真の場合」の内容を、合致しなければ「偽の場合」の内容を実行します。
数式は次のとおりです。

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート　～　IF関数

3.　まとめ（IF+ISERRORでエラーを非表示｜エクセル2003以前でも対応可）

IF+ISERRORを使って、VLOOKUPのエラーを非表示にする方法を解説しました。エラーが想定内であれば、表示させない方が見た目もすっきりすることでしょう。

エクセルのバージョンが2007以降であれば、IFERRORも便利です。こちらの方が式も短くなるので、より使いやすくなります。
VLOOKUPとIFERRORの組み合わせをより詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUP+IFERROR｜エラー非表示＆複数範囲を一発検索！

VLOOKUPのエラーをIFERRORで非表示＆複数範囲を一発検索VLOOKUPのエラーを非表示にしたいVLOOKUPで複数範囲を検索したい これらは VLOOKUP に IFER

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VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事も参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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• VLOOKUPのエラーを非表示にしたい
• VLOOKUPで複数範囲を検索したい

これらは VLOOKUP に IFERROR を組み合わせればOKです。

この記事では次のことを解説します。
※お急ぎの方は、ボタンから該当箇所へ移動してください。

エラーが想定内なら表示させない方が、見た目もスッキリし、作業に集中できるようになります。

複数の範囲を検索できれば、例えば社員名簿の検索で、部署ごとに分かれていても1つの数式ですべて検索できて便利です。

作業の効率が上がり、きっと時短につながることでしょう。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
≫　PDFファイル参照ページはこちら

VLOOKUP を基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から完璧マスター＆便利技20選を超図解！

1.　VLOOKUPのエラーをIFERRORで非表示にする方法

≫　解説図のPDFファイル

この章では、VLOOKUPのエラーをIFERRORで非表示にする方法を解説します。

エラーが想定内であったとしても、表示されたままだと気になってしまいます。表示させないようにできれば、見た目もスッキリし、作業に集中できることでしょう。

1-1.　エラーを非表示にする数式

VLOOKUPのエラーをIFERRORで非表示にする数式は次のとおりです。

VLOOKUPとIFERRORの基礎知識を確認したい方はこちら
≫　3.　VLOOKUPとIFERRORの基礎知識

1-2.　エラーを非表示にする仕組み

VLOOKUPにIFERRORを組み合わせることで、エラーを表示させないようにできます。なぜならIFERRORは、エラーの場合に指定した値を返すようにできるからです。

例えば上図では、テスト結果から集計表へ、出席番号を頼りに点数を転記しています。出席番号が見つからない場合は「””」を返すので、セルには何も表示されません。

IFERRORと組み合わせることで、エラーが表示されずに見た目がスッキリします。

具体的な処理の流れは次のとおりです。

(1) VLOOKUPがエラーかどうか判定｜正常ならそのまま実行

IFERRORの中にある❶のVLOOKUPが、出席番号を頼りにテスト結果を検索します。
探している出席番号が見つかれば、点数を集計表へと転記します。

(2) エラーの場合のみ指定された値を返す

出席番号が見つからなければエラーとなります。
エラーの場合はIFERRORの2つ目の項目❷「””」が返されます。
「””」は文字数ゼロの文字列のため、セルには何も表示されません。

エラーの場合に表示させる値は、自由に設定することもできます。「”入力中”」や「”要問合せ”」などにすれば、エラーが出たときだけのメッセージが伝えられて便利です。
セルの番地を指定すれば、そのセルの値を表示することもできます。数式を組み込めば、追加処理ができるので、応用の幅が広いです。

VLOOKUPの単独処理の場合

VLOOKUPの単独処理の場合、検索値が見つからないと#N/Aエラーになります。#N/AがSUM（合計）やAVERAGE（平均）などの演算もエラーになるので、注意しましょう。

#N/Aエラーについて詳しく知りたい方はこちら
≫　【VLOOKUP】#N/Aエラーの最短解決方法＆非表示や文字列への置き換え

1-3.　エラーを非表示にする数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPにIFERRORを組み合わせた数式の具体的な作り方を解説します。

テスト結果から集計表へ自動転記する数式です。存在しない出席番号を入力しても、エラーにならず空欄になります。

数式の作り方は次のとおりです。

(1) 先にVLOOKUPの数式を完成させておく

VLOOKUPだけの数式を先に作り、正常な値が転記されることを確認します。
まとめて作成すると、うまくいかないときにどこに問題があるのかわかりにくくなります。

VLOOKUPの数式の作り方については、下記を参照ください。
≫　エクセルの商品マスタ作成を自動転記で入力効率化＆検索100万件でも楽々｜2-2.基本的な数式の作り方

(2) VLOOKUPの数式部分だけコピーする

VLOOKUPの数式部分だけコピーします。「=」はコピーしないでください。「=」が混じっていると数式が正しく動きません。

(3) 数式を削除してから関数ダイアログを開く

数式を削除してから、「fx」をクリックします。

数式を削除せずに開いてしまうと

数式を削除せずに「fx」をクリックすると、セルに残っているVLOOKUPの設定画面が開いてしまいます。

(4) IFERROR関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、「関数の検索」の欄に「IFERROR」と入力し、検索して呼び出します。

(5) 数式を貼り付ける

❽「値」の欄に先ほどコピーしたVLOOKUPの数式を貼り付けます。このとき「=」が無いことを確認しましょう。
❾「エラーの場合の値」の欄には、「””」を入力します。

完成したら下のセルにコピーしてください。

値の欄に数式を貼り付ける際、「=」を含めてしまうと、貼り付けた数式がただの文字列として扱われます。勝手に「””」で挟まれ、計算結果もおかしくなります。

2.　VLOOKUPにIFERRORを組み合わせて複数の範囲を検索する方法

≫　解説図のPDFファイル

この章では、VLOOKUPにIFERRORを組み合わせて、複数の範囲を検索する方法を解説します。

例えば社員名簿を検索する数式をVLOOKUP単独で作る場合、部署ごとに名簿が分かれているとそれぞれ別々に作る必要がありました。それがIFERRORと組み合わせると、1つの数式ですべて検索できるようになります。

2-1.　複数の範囲を検索する数式

VLOOKUPにIFERRORを組み合わせて、複数の範囲を検索する数式は次のとおりです。

(※1) エラーになることを利用して検索範囲を切り替えるため、必ず「FALSE」を選びましょう。「TRUE」にすると近似値検索になり、一致する社員番号が無くてもエラーにならず、近い値を返してしまうからです。
(※2) 他の文字へ置き換え可能です。数式でも構いません。

VLOOKUPとIFERRORの基礎知識を確認したい方はこちら
≫　3.　VLOOKUPとIFERRORの基礎知識

2-2.　複数の範囲を検索する仕組み

VLOOKUPにIFERRORを組み合わせることで、複数の範囲を検索できるようになります。検索値が見つからなければエラーになることを利用して、次のVLOOKUPを実行できるからです。

例えば上図は、社員名簿から抽出リストへ、社員番号を頼りに名前を転記しています。1つ目の社員名簿で見つからない場合はエラーとなり、IFERRORによって2つ目の社員名簿を検索します。
IFERRORと組み合わせることで、複数の範囲を検索できるようになるわけです。

具体的な処理の流れは次のとおりです。

(1) 1つ目のVLOOKUPで1つ目の社員名簿を検索

前半にある❶のVLOOKUPで「A:B」の検索範囲から検索値を探します。
見つかれば検索結果を返して完了です。

(2) 見つからなければ次のIFERRORへ移行

見つからなければエラーとなるため、IFERRORの後半の❷を実行します。

(3) 2つ目のVLOOKUPで2つ目の社員名簿を検索

❸のVLOOKUPで「D:E」の検索範囲から検索値を探します。
見つかれば検索結果を返して完了です。

(4) 見つからなければ「該当なし」を表示

見つからなければエラーとなるため、IFERRORの後半の❹「”該当なし”」を返します。
「””」や「”要確認”」などの他の値でも構いません。

(5) 同じ形式で繰り返し可能

”該当なし”のところに新たにVLOOKUPを組み込めば、繰り返し検索範囲を増やすことができます。

2-3.　複数の範囲を検索する数式の作り方

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPにIFERRORを組み合わせた数式の具体的な作り方を解説します。

複数の社員名語から抽出リストへ名前を転記する数式です。1つ目の社員名簿で見つからなければ、2つ目の社員名簿を検索します。

数式の作り方は次のとおりです。

(1) 先に2つのVLOOKUPの数式を完成させておく

それぞれの社員名簿を検索するVLOOKUPの数式を先に作ります。

任意の空いているセルに作成しますが、結果を表示させたいセルと同じ数式にしてください。今回の例でいうと「H2」セルです。

数式ができたら、正常に動作することを確認します。この時点で動作を確認しておかないと、組み合わせてから問題が発生した場合に原因追及が難しくなります。

VLOOKUPの数式の作り方については、下記を参照ください。
≫　エクセルの商品マスタ作成を自動転記で入力効率化＆検索100万件でも楽々｜2-2.基本的な数式の作り方

(2) VLOOKUPの数式部分だけコピーする

できた数式のVLOOKUPの部分だけをそれぞれコピーし、メモ帳やWordなどに貼り付けておきます。
「=」はコピーしないでください。正しく機能しなくなります。

(3) 関数ダイアログを開く

数式を作成するセルを選択し、「fx」をクリックします。

(4) IFERROR関数を検索して呼び出す

「関数の挿入」ダイアログが開くので、❹「関数の検索」の欄に「IFERROR」と入力し、検索して呼び出します。

(5) 1つ目の数式を貼り付ける

❽「値」の欄に先ほど作成したVLOOKUPの1つ目の数式を貼り付けます。
❾「エラーの場合の値」の欄をクリックします（※何も入力しません）。

(6) IFERROR関数を呼び出す

❿エクセル画面左上の「ファイル」の下にある「▼」をクリックします。使用した関数の履歴が出てくるので「IFERROR」を選んでください。

(7) 2つ目の数式を貼り付ける

新しい関数の入力画面が開きます。
⓬「値」の欄にVLOOKUPの2つ目の数式を貼り付けます。
⓭「エラーの場合の値」の欄には、「”該当なし”」を入力します。

完成したら下のセルにコピーしてください。

コピー履歴から連続して貼り付けする方法【Windowsのみ】

数式を貼り付ける際、コピーの履歴から連続して貼り付けることができます。
「Windowsキー+V」を同時に押すと、コピー履歴が開くので選んでクリックするだけです。

複数の数式をまとめてコピー＆貼付するのに便利です。

※ Macの場合は、クリップボード（コピー履歴）を管理できるアプリを入れる必要があります。

VLOOKUPを基礎から応用まで完璧にマスターしたい方は、次の記事もあわせて参照ください。
≫　VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆便利技20選を超図解！

【超図解】VLOOKUPの使い方｜基礎から応用まで完璧マスター＆スゴ技20選VLOOKUPの使い方を基礎から学びたい すぐ使える応用技を知りたいエラーを解決したい VLOOKUPは、膨大なデ

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3.　VLOOKUPとIFERRORの基礎知識

ここではVLOOKUPとIFERRORの基礎知識を解説します。

3-1.　VLOOKUPの基礎知識

≫　解説図のPDFファイル

VLOOKUPとは、指定した範囲から特定の値を探し出し、紐づくデータを返す関数です。数式は次のとおりです。

各項目の基礎知識についてさらに詳しく知りたい方はこちら
≫　VLOOKUPの使い方｜3.VLOOKUPはどうやって使うの？｜各項目の解説

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート　～　VLOOKUP関数

3-2.　IFERRORの基礎知識

IFERRORはエラーを判定し、エラーの場合は指定の値を返す関数です。

IFERRORの数式

IFERRORの数式は次のとおりです

IFERRORの処理の流れ

IFERRORは次の流れに従って処理します。

❶に入っている値がエラーかどうかを判定します。正常ならその結果をそのまま返します。

計算結果がエラーの場合、❷の「エラーの場合の値」を返します。
数式を入れれば、その計算結果を表示できます。

マイクロソフト公式サイトの解説を参照したい方はこちら
≫　Microsoft｜Officeのサポート　～　IFERROR関数

4.　まとめ（IFERRORでエラーを非表示｜複数の範囲を検索）

この記事では次のことを解説しました。

エラーが想定内なら表示させない方が、見た目もスッキリし、作業に集中できるようになります。

複数の範囲を検索できれば、例えば社員名簿の検索で、部署ごとに分かれていても1つの数式ですべて検索できて便利です。

本文中の解説図はクリックで拡大表示します。別途ページでPDFファイルもダウンロード可能です。
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